Задължителна информация за правата на лицата по защита на личните данни на Софийски университет „Св. Климент Охридски“

Информация относно Администратора на лични данни:


Наименование	Софийски университет „Св. Климент Охридски“
БУЛСТАТ	000670680
Седалище и адрес на управление	България, гр. София, район Средец, ул. „Цар Освободител“ №15
Адрес за кореспонденция	България, гр. София, район Средец, ул. „Цар Освободител“ №15
Телефон	(02) 9308 200
Уебсайт	https://www.uni –sofia.bg/

Информация относно длъжностното лице по защита на личните данни


Име	Доц. д-р Елиза Стефанова
Адрес за кореспонденция	България, гр. София, район Средец, ул. „Цар Освободител“ №15, Ректорат, стая 12
Телефон	02/9308 423, 02/943 43 19
E-mail	dpo@uni-sofia.bg

Информация относно компетентния надзорен орган защита на личните данни


Наименование	Комисия за защита на личните данни
Седалище и адрес на управление	гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2
Адрес за кореспонденция	гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2
Телефон	02 915 3 518
Интернет страница	www.cpdp.bg

Софийски университет „Св. Климент Охридски“ (Наричано по-долу за краткост „Администратор“, „Университетът“ или „ние“)осъществява дейността си в съответствие със Закона за защита на личните данни и Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни. Този документ има цел да Ви информира за всички аспекти на събирането и обработването на личните Ви данни от Университета и правата, които имате във връзка с тази обработка.

Основание за събиране, обработване и съхраняване на Вашите лични данни

Чл. 1. Университетът събира и обработва Вашите лични данни на основание чл. 6, ал. 1, Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR), и по-конкретно въз основа на някое от следните основания:

За спазването на законово задължение, което се прилага спрямо Администратора;
За изпълнението на задача от обществен интерес и осъществяване на официални правомощия, предоставени на Администратора;
Ваше изрично съгласие за обработване на определени категории лични данни.
За изпълнение на задълженията на Администратора по договор с Вас или за предприемане на стъпки по искане на субекта на данните преди сключването на договор;
За целите на легитимните интереси на Администратора или на трета страна;
За защита жизненоважните интереси на субекта на данните или на друго физическо лице.

(2) Университетът осъществява дейността си при спазване на изискванията на нормативната уредба и приложението на Закона за висшето образование, публикуван в ДВ, брой 112 от декември 1995 година и с всички последващи допълнения и изменения към него, Наредбата за държавните изисквания за придобиване на висше образование по образователно-квалификационни степени, Постановления на Министерски съвет, както и вътрешните Правилници на Университета и решения на Академическия съвет.

Принципи при събирането, обработването и съхраняването на Вашите лични данни

Чл. 2. Университетът събира и използва личните Ви данни в обема, които е минимално необходим за осъществяване на съответната цел.

Чл. 3. (1) При събирането, обработването и съхраняването на Вашите лични данни, Университетът спазва следните принципи при обработката:

законосъобразност, добросъвестност и прозрачност;
ограничение на целите на обработване;
съотносимост с целите на обработката и свеждане до минимум на събираните данни;
точност и актуалност на данните;
ограничение на съхранението с оглед постигане на целите;
цялостност и поверителност на обработването и гарантиране на подходящо ниво на сигурност на личните данни.

Чл. 5. При обработването и съхранението на личните данни, Университетът може да обработва и съхранява личните данни, включително за изпълнение на задълженията си към държавни и общински органи.

Какви видове лични данни събира, обработва и съхранява Университетът

Чл. 6. (1) Университетът извършва следните операции с предоставените от Вас лични данни:

1. „Кабинет на Ректора“

В „Кабинет на Ректора“ се извършват следните операции по обработка на лични данни:

1.1. Обработване на вътрешна и външна кореспонденция, писма, доклади, жалби и др. – Университетът обработва Вашите лични данни за целите на администриране и обработване на вътрешна и външна кореспонденция към кабинета на ректора чрез подаване на информацията в регистъра на входяща и изходяща поща в деловодството.

Лични данни, обработвани от „Кабинет на Ректора“, при обработване на вътрешна и външна кореспонденция, писма, доклади, жалби и др. – три имена на физически лица, единен граждански номер, адрес по лична карта, факултетен номер, личен номер на чужденец, телефонен номер за връзка; длъжност. Възможно е да се предоставят и обработват допълнителни данни, в зависимост от обменяната кореспонденция.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Университетът събира, съхранява и обработва лични данни на физическите лица за целите на легитимния интерес на администратора, съгласно чл. 6, параграф 1, „е“ от GDPR. Легитимният интерес е администриране и обработване на вътрешната и външната кореспонденция на Университета.

1.2. Подписване на правни документи и заповеди – Университетът обработва Вашитеданни за целите на съставяне и подписване на правни документи от Ректора на Университета, включително договори, споразумения, спогодби, заповеди, разпореждания и др.

Лични данни, обработвани от „Кабинет на Ректора“, при подписване на правни документи и заповеди – Събираните лични данни са обусловени от ролята на самия правен документ в организацията. В този смисъл, събираните лични данни за всеки документ и сроковете им за съхранение са обхванати в операциите в отделните дирекции на Университета, които ги подготвят за подпис от Ректора.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Основанието за обработване на лични данни при тази операция зависи от вида на правния документ, който се подписва, съответно при подписване на договори и свързани с това документи, включително заповеди по трудови правоотношения, основанието е сключване и изпълнение или предприемане на действия по сключване на договор – чл. 6, параграф 1, б. „б“ от GDPR. При подписването на заповеди, е изпълнение на законово задължение, което се прилага по отношение на Университета въз основа на неговата академична автономия – чл. 6, параграф 1, б. „в“ от GDPR, както и на основание чл. 6, параграф 1, б. „д“ GDPR – обработването е необходимо при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на администратора във връзка с чл. 19 от Закона за висшето образование и Правилника на Университета.

1.3. Oсъществяване на видеонаблюдение във всички помещения и сгради на Университета, както и в пространството около тях

Лични данни, обработвани от „Кабинет на ректора“, при осъществяване на видеонаблюдение във всички помещения и сгради на Университета, както и в пространството около тях – данни за изображение на физическото лице.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –Университетът събира, съхранява и обработва личните данни на основание чл. 6, параграф 1, б. „е“ от GDPR за опазване на легитимните интереси на администратора и основание и чл. 6, параграф 1, б. „г” GDPR – обработването е необходимо, за да бъдат защитени жизненоважните интереси на субекта на данните или на друго физическо лице. Легитимният интерес в настоящата операция е осъществяване на охрана на територията на Университета; Защита на живота и здравето на студенти, преподаватели, служители, посетители и др.;

2. Отдел „Научна и проектна дейност“

В отдел „Научна и проектна дейност“ се извършват следните операции по обработка на лични данни:

2.1. Администриране на научни и проектни дейности – Данните се обработват за целите на администриране на процеса по провеждане на научни и проектни дейности в Университета.

Лични данни, обработвани от отдел „Научна и проектна дейност“, при администриране на научни и проектни дейности – три имена на физическо лице, единен граждански номер на физическо лице, длъжност на физическо лице, адрес на физическо лице, имейл адрес на физическо лице, телефонен номер на физическо лице, данни за научни публикации на физическо лице, данни за научно звание на физическо лице.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Университетът събира, съхранява и обработва лични данни за изпълнението на договор, по който субектът на данните е страна или за предприемане на стъпки по искане на субекта на данните преди сключването на договора – чл. 6, параграф 1, б. „б“ на GDPR. Когато за администрирането на процесите по ръководство на научни и проектни дейности не се сключва договор, основанието за обработка на лични данни е спазване на законово задължение, което се прилага спрямо администратора – чл. 6, параграф 1, б. „в“ на GDPR, както и на основание чл. 6, параграф 1, б. „д“ GDPR – обработването е необходимо при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на администратора.

2.2. Провеждане на студентски практики – Данните се обработват за целите на администриране на процеса по провеждане на студентски практики в Университета.

Лични данни, обработвани от отдел „Научна и проектна дейност“, при провеждане на студентски практики – три имена на физическо лице, единен граждански номер на физическо лице, длъжност на физическо лице, адрес на физическо лице, телефонен номер на физическо лице, имейл адрес на физическо лице, данни за специалност на физическо лице, данни по лична карта на физическо лице.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Университетът събира, съхранява и обработва лични данни за изпълнението на договор, по който субектът на данните е страна или за предприемане на стъпки по искане на субекта на данните преди сключването на договора – чл. 6, параграф 1, б. „б“ на GDPR. Когато за администрирането на процесите по ръководство на студентски практики не се сключва договор, основанието за обработка на лични данни е спазване на законово задължение, което се прилага спрямо администратора – чл. 6, параграф 1, б. „в“ на GDPR, както и на основание чл. 6, параграф 1, б. „д“ – обработването е необходимо при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на администратора.

2.3. Сключване на договори за дарение, спонсорство и други вид финансиране – Данните се обработват за целите на сключване на съответния договор и неговото администриране и изпълнение от страна на Университета.

Лични данни, обработвани от отдел „Научна и проектна дейност“ при сключване на договори за дарение, спонсорство и други вид финансиране – три имена на физически лица, единен граждански номер, адрес по лична карта.

2.4. Изпълнение на национални научни програми – Данните се обработват за целите на извършване на научни изследвания и за целите на изпълнението на задачи по национални научни програми. Програмите се изпълнява с финансовата подкрепа от МОН и други министерства. В определени национални програми Университетът действа като обработващ личните данни, по възлагане и изпълнение на задачите възложени от различни министерства, с оглед изпълнение на национални стратегии, като Националната стратегия за развитие на научните изследвания (НСРНИ) и други. Възможно е по определение програми Университетът да е съвместен администратор с партньори или да му бъде възложено обработването на лични данни като обработващ лични данни съвместно със своите партньори

Лични данни, обработвани от отдел „Научна и проектна дейност“, при администриране на научни и проектни дейности – три имена на физическо лице, длъжност на физическо лице, адрес на физическо лице, имейл адрес на физическо лице, телефонен номер на физическо лице, данни за научни публикации на физическо лице, данни за научно звание на физическо лице. Посоченото изброяване не е изчерпателно. Обхватът на събираните лични данни във връзка с настоящата операция може да бъде по-широк в зависимост от характера на съответната национална програма и задачите по нея. С оглед изпълнението на националните програми е възможно Университетът да е получил данните от държавни органи, партньори или публично достъпни регистри.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Когато Университетът обработва лични данни, като администратор или съвместен администратор,Университетът събира, съхранява и обработва лични данни на основание спазване на законово задължение, което се прилага спрямо администратора – чл. 6, параграф 1, б. „в“ на GDPR, както и на основание чл. 6, параграф 1, б. „д“ GDPR – обработването е необходимо при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на администратора. Извън горните случаи, личните данни се обработват на основание легитимен интерес – чл. 6, параграф 1, б. „е“ GDPR. Легитимният интерес е изпълнението на националната научна програма и изпълнението на национални планове и стратегии за развитие. В случаите, когато данните се обработват за научни изследвания, данните се обработват и на основание чл. 25н от Закона за защита на личните данни.

3. Отдел „Образователни дейности“

В отдел „Образователни дейности“ се извършват следните операции по обработка на лични данни:

3.1. Администриране на договори с преподаватели в университета, включително за организиране на учебен график – Целта на обработката на личните данни в настоящата операция е индивидуализиране на преподавателите, които преподават в Университета в съответните специалности, поддържане на точна и актуална информация за преподавателския състав и администриране на индивидуалните планове.

➢ Лични данни, обработвани от отдел „Образователни дейности“ при администриране на договори с преподаватели в университета, включително за организиране на учебен график – три имена, академична степен/заемана позиция, специалност. Данните, които се обработват за преподаватели по договори за практическо обучение на студенти, са: три имена, ЕГН, постоянен адрес, данни по лична карта.✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Университетът събира, съхранява и обработва лични данни при администриране на договори с преподаватели в университета, включително за организиране на учебен график, на основание чл. 6, параграф 1, б. „б“ от GDPR – обработването е необходимо за изпълнение на договор, по който преподавателят е страна, както и за изпълнение на законови задължения на Университета при организирането на учебния процес – чл. 6, параграф 1, б. „в“ от GDPR, както и на основание чл. 6, параграф 1, б. „д“ GDPR – обработването е необходимо при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на администратора.

4. „Департамент по Спорт“

В „Департамент по Спорт“ се извършват следните операции по обработка на лични данни:

4.1. Записване на студенти и преподаватели/служители за избрана от тях спортна дисциплина и провеждане на спортни занятия – Данните се обработват за целите на идентифициране на студента за записване на задължителна дисциплина спорт и провеждане на занятията, отразяване на присъствия, оценки и кредити от положени изпити.

Лични данни, обработвани от Департамент по Спорт при записване на студенти и преподаватели/служители за избрана от тях спортна дисциплина и провеждане на спортни занятия – три имена на физически лица, единен граждански номер, факултетен номер – на студенти, имейл, курс, данни за здравословно състояние, специалност, длъжност – на преподаватели.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Университетът събира, съхранява и обработва личните данни на основание изпълнение на законово задължение, съгласно чл. 6, параграф 1, б. „в“ от GDPR, както и на основание чл. 6, параграф 1, б. „д“ GDPR – обработването е необходимо при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на администратора във връзка с академичната автономия на Университета във връзка с провеждането на учебния процес – чл. 19 от Закона за висшето образование. Данните за здравословно състояние се обработват на основание чл. 9, параграф 2, б. „а” от GDPR или на останалите основанията по чл. 9, параграф 2 GDPR. Университетът събира, съхранява и обработва лични данни на преподаватели на основание изпълнение на сключен договор – чл. 6, параграф 1, б. „б“ от GDPR във връзка с чл. 58 от Колективния трудов договор.

4.2. Организиране на турнири, състезания, първенства и форуми в страната и в чужбина – Данните се обработват за целите на идентифициране на студента или преподавателя за записването му за участие в турнир или състезание по негово желание и провеждане на турнири в страната и чужбина.

Лични данни, обработвани от Департамент по Спорт, при организиране на турнири, състезания, първенства и форуми в страната и в чужбина – три имена на физически лица, единен граждански номер, факултетен номер – за студентите, данни за длъжност – за преподавателите, адрес, телефонен номер, имейл.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Университетът събира, съхранява и обработва личните данни за записване и участие в турнири и състезания въз основа на изрично съгласие на субекта на данните, съгласно чл. 6, параграф 1, б. „а“ от GDPR.

4.3. Записване и провеждане на курсове – Данните се обработват за целите на идентифициране на студента или преподавателя за записване и провеждане на курсове по спорт.

Лични данни, обработвани от Департамент по Спорт, при записване и провеждане на курсове – три имена, факултетен номер, курс, специалност, длъжност.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Университетът събира, съхранява и обработва личните данни за сключване и изпълнение на договор и предприемане на стъпки за сключване на договор – чл. 6, параграф 1, б. „б“ от GDPR.

4.4. Координиране на проект Еразъм+ Спорт – Данните се обработват за целите на идентифициране на студента за кандидатстване, записване и участие в програмата Еразъм+ Спорт.

Лични данни, обработвани от Департамент по Спорт при координиране на проект Еразъм+ Спорт. – три имена, единен граждански номер, данни по лична карта (номер, дата на издаване и т.н.), семейно положение, гражданство, пол, постоянен и настоящ адрес, телефон, имейл, специалност, факултетен номер, данни за лице за контакт, банкова сметка.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Университетът събира, съхранява и обработва личните данни за предприемане на действия по сключване на договор по искане на субекта и изпълнение на договор след успешното класиране на студента – чл. 6, параграф 1, б. „б“ GDPR.

5. Сектор „Следдипломна квалификация и продължаващо образование“

В сектор „Следдипломна квалификация и продължаващо образование“ се извършват следните операции по обработка на лични данни:

5.1. Организиране и провеждане на следдипломна квалификация – Целта на обработката на лични данни в настоящата операция обхваща администрирането на процеса по организиране и провеждане на различни форми на следдипломна квалификация.

➢ Лични данни, обработвани от Сектор „Следдипломна квалификация и продължаващо образование“, при организиране и провеждане на следдипломна квалификация – три имена на физическо лице, единен граждански номер на физическо лице, телефонен номер на физическо лице, имейл адрес, данни за дата и място на раждане на физическо лице, данни за диплома на физическо лице, данни за специалност на физическо лице, данни за професионална квалификация на физическо лице, данни за фотографско изображение, данни за успех от положени изпити и защита на дипломен проект, данни за здравословно състояние, данни за длъжност и месторабота на физическо лице, данни за образование и образователно-квалификационна степен на физическо лице, данни за банкова сметка на физическо лице.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Сектор „Следдипломна квалификация и продължаващо образование“ събира, съхранява и обработва лични данни при организиране и провеждане на следдипломна квалификация на основание изпълнение на договор, по който субектът на данните е страна или за предприемане на стъпки по искане на субекта на данните преди сключването на договора – чл. 6, параграф 1, б. „б“ на GDPR, както и за спазване на законово задължение, което се прилага спрямо администратора – чл. 6, параграф 1, б. „в“ GDPR, както и на основание чл. 6, параграф 1, б. „д“ GDPR – обработването е необходимо при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на администратора.

6. Сектор „Департамент за информация и усъвършенстване на учители“ (ДИУУ)

В сектор „Департамент за информация и усъвършенстване на учители“ (ДИУУ) се извършват следните операции по обработка на лични данни:

6.1. Провеждане на процедура за придобиване на професионално-

квалификационна степен – Целта на обработката на лични данни е администриране на процеса по провеждане на процедура за придобиване на професионалноквалификационна степен.

Лични данни, обработвани от сектор „Департамент за информация и усъвършенстване на учители“, при провеждане на процедура за придобиване на професионално-квалификационна степен – три имена на физически лица, единен граждански номер, телефонен номер на физически лица, имейл адрес на физически лица, данни за курс на обучение, данни за номер на удостоверение, данни за титли и научни звания, данни за завършено висше образование, данни за придобита професионална квалификация и придобита професионално-

квалификационна степен „учител“, данни за дата и място на раждане, данни за име на завършено висше учебно заведение, данни за номер и серия на диплома, данни за фотографско изображение, данни за месторабота и длъжност, данни за образователно-квалификационна и научна степен, данни за специалност, данни за трудова книжка, данни за професионално направление, данни за присъдени или признати квалификационни кредити, данни за трудов и педагогически стаж, данни за разработки и публикации, данни за имотно състояние, данни по лична карта.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Сектор „Департамент за информация и усъвършенстване на учители“ събира, съхранява и обработва лични данни при провеждане на процедура за придобиване на професионално-квалификационна степен на основание спазването на законово задължение, което се прилага спрямо администратора – чл. 6, параграф 1, б. „в“ от GDPR, както и на основание чл. 6, параграф 1, б. „д“ GDPR – обработването е необходимо при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на администратора.

6.2. Настаняване в общежитията на сектор „Департамент за информация и усъвършенстване на учители“ – Целта на обработката на лични данни е администриране на процеса по настаняване на физически лица, които са участници в провеждани обучения за придобиване на професионално-квалификационна степен.

Лични данни, обработвани при настаняване в общежитията на сектор „Департамент за информация и усъвършенстване на учители“ – три имена на физически лица, единен граждански номер, данни по лична карта, телефонен номер, данни за имотно състояние.✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Сектор „Департамент за информация и усъвършенстване на учители“ събира, съхранява и обработва лични данни при настаняване в общежития на основание спазване на законово задължение, което се прилага спрямо администратора – чл. 6, параграф 1, б. „в“ от GDPR, както и на основание чл. 6, параграф 1, б. „д“ GDPR – обработването е необходимо при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на администратора.

6.3. Организиране на научни форуми и събития – Целта на обработката на лични данни е администриране на процеса по провеждане на научни форуми и събития.

Лични данни, обработвани от сектор „Департамент за информация и усъвършенстване на учители“, при организиране на научни форуми и събития – три имена на физическо лице, имейл адрес, телефонен номер и за факс номер, данни за месторабота.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Сектор „Департамент за информация и усъвършенстване на учители“ събира, съхранява и обработва лични данни на участници в провеждан научен форум или събитие на основание субектът на данните е дал съгласие за обработване на личните му данни за една или повече конкретни цели – чл. 6, параграф 1, б. „а“ от GDPR.

6.4. Изпращане на материали и публикации в електронното списание на ДИУУ- Целта на обработка на данните е администриране на процеса по изпращане на материали и публикации в електронното списание на ДИУУ.

Лични данни, обработвани от сектор „Департамент за информация и усъвършенстване на учители“, при изпращане на материали и публикации в електронното списание на ДИУУ – три имена на физическо лице, имейл адрес на физическо лице.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Сектор „Департамент за информация и усъвършенстване на учители“ събира, съхранява и обработва лични данни на физически лица, които изпращат материали и публикации в електронното списание на ДИУУ на основание предоставено съгласие за обработване на личните данни на субекта за една или повече конкретни цели – чл.

6, параграф 1, б. „а“ от GDPR.

6.5. Изпращане на запитвания през страницата на ДИУУ – Целта на обработката на данните е администриране на процеса по изпращане на запитвания през електронната страница на ДИУУ.

Лични данни, обработвани от сектор „Департамент за информация и усъвършенстване на учители“, при изпращане на запитвания през страницата на ДИУУ – три имена на физическо лице, имейл адрес на физическо лице.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Сектор „Департамент за информация и усъвършенстване на учители“ събира, съхранява и обработва лични данни на физически лица, които изпращат запитвания през страницата на ДИУУ на основание на основание предоставено съгласие за обработване на личните данни на субекта за една или повече конкретни цели – чл.

6, параграф 1, б. „а“ от GDPR.

7. „Департамент за езиково обучение“ (ИЧС)

В „Департамент за езиково обучение“ (ИЧС) се извършват следните операции по обработка на лични данни:

7.1. Записване на български граждани в езиков обучителен курс, филологически курсове и курсове по компютърни науки – Целта на обработката на лични данни е администриране и организиране на процеса по провеждането на езикови обучителни курсове за български граждани, както и на филологически курсове и курсове по компютърни науки.

Лични данни, обработвани от „Департамент за езиково обучение“, при записване на български граждани в езиков обучителен курс, филологически курсове и курсове по компютърни науки – Три имена на физическо лице, Телефонен номер на физическо лице, Имейл адрес на физическо лице, Данни за ДКН на моторно превозно средство, Данни за фотографско изображение, Данни за дата, година и място на раждане, Единен граждански номер на физическо лице или личен номер на чужденец, Данни за среден успех от завършен курс, Данни за ниво на владеене на чужд език, Данни за оценки от положени изпити, Данни за ползване на общежитие.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –„Департамент за езиково обучение“ събира, съхранява и обработва лични данни при записване на български граждани в езиков обучителен курс, филологически курсове и курсове по компютърни науки на основание изпълнението на договор, по който субектът на данните е страна или за предприемане на стъпки по искане на субекта на данните преди сключването на договора – чл. 6, параграф 1, б. „б“ на GDPR.

7.2. Записване на чуждестранни студенти в курсове по български език, английски език и специализирани дисциплини в подготвителната година – Целта на обработката на лични данни е администриране и организиране на процеса по провеждането на обучителни курсове по български език, английски език и специализирани дисциплини за чуждестранни студенти в подготвителната година, преди студентът да започне изучаването на съответната специалност в Университета.

Лични данни, обработвани от „Департамент за езиково обучение“, при записване на чуждестранни студенти в курсове по български език, английски език и специализирани дисциплини в подготвителната година – Три имена на физическо лице, Данни за пол, Данни за дата и място на раждане, Данни за семейно положение, Данни за националност, гражданство и разрешение за пребиваване, Данни за адрес и местожителство на физическо лице, Данни за телефонен номер на физическо лице, Данни за имейл адрес, Данни за фотографско изображение, Данни за средно и висше училище – име, период на обучение, местоположение, данни за издадена диплома, година на завършване и защитена степен, Данни за месторабота, Данни за владеене на чужди езици, Данни за здравословно състояние, Данни за документ за самоличност, Данни за личен номер на чужденеца, Данни за получени кредити и оценки от положени изпити, Данни за изучавана специалност. ✓ Основание за обработка на личните Ви данни – „Департамент за езиково обучение“ събира, съхранява и обработва лични данни при записване на чуждестранни студенти в курсове по български език, английски език и специализирани дисциплини в подготвителната година, на основание изпълнението на договор, по който субектът на данните е страна или за предприемане на стъпки по искане на субекта на данните преди сключването на договора – чл. 6, параграф 1, б. „б“ на GDPR, както и за спазване на законово задължение, което се прилага спрямо администратора – чл. 6, параграф 1, б. „в“ GDPR, както и на основание чл. 6, параграф 1, б. „д“ GDPR – обработването е необходимо при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на администратора.

7.3. Записване на лица от 1 до 7 клас за езиков обучителен курс – Целта на обработката на лични данни в настоящата операция е администриране и провеждане на езикови обучителни курсове на лица от 1 до 7 клас.

Лични данни, обработвани от „Департамент за езиково обучение“, при записване на лица от 1 до 7 клас за езиков обучителен курс – Три имена на физическо лице, Единен граждански номер на физическо лице, Данни за лична карта на физическо лице.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – „Департамент за езиково обучение“ събира, съхранява и обработва лични данни при записване на лица от 1 до 7 клас за езиков обучителен курс на основание изпълнението на договор, по който субектът на данните е страна или за предприемане на стъпки по искане на субекта на данните преди сключването на договора – чл. 6, параграф 1, б. „б“ на GDPR.

7.4. Записване на лица в 12 клас за подготвителни курсове за полагане на държавни зрелостни изпити – Целта на обработката на лични данни е администриране и провеждане на подготвителни курсове за полагане на държавни зрелостни изпити.

Лични данни, обработвани от „Департамент за езиково обучение“, при записване на лица в 12 клас за подготвителни курсове за полагане на държавни зрелостни изпити – Три имена на физическо лице, Единен граждански номер на физическо лице, Данни за лична карта на физическо лице.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –„Департамент за езиково обучение“ събира, съхранява и обработва лични данни при записване на лица в 12 клас за подготвителни курсове за полагане на държавни зрелостни изпити на основание изпълнението на договор, по който субектът на данните е страна или за предприемане на стъпки по искане на субекта на данните преди сключването на договора – чл. 6, параграф 1, б. „б“ на GDPR.

7.5. Записване в Международната школа по български език и култура – Целта на обработката на лични данни е администриране и организиране на процеса по провеждане на практически езикови курсове по български език.

Лични данни, обработвани от „Департамент за езиково обучение“, при записване в Международната школа по български език и култура – Три имена на физическо лице, Данни за държава на физическо лице, Данни за имейл адрес на физическо лице, Данни за ниво на владеене на език, Данни за получена оценка при проведен изпит по практически български език.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – „Департамент за езиково обучение“ събира, съхранява и обработва лични данни при записване в Международната школа по български език и култура на основание изпълнението на договор, по който субектът на данните е страна или за предприемане на стъпки по искане на субекта на данните преди сключването на договора – чл. 6, параграф 1, б. „б“ на GDPR.

7.6. Настаняване в общежитията на ДЕО – Целта на обработка на данните е администрирането и организирането на процеса по настаняване на физически лица в общежитията на ДЕО към Софийски университет „Св. Климент Охридски“.

Лични данни, обработвани от „Департамент за езиково обучение“, при настаняване в общежитията на ДЕО – Три имена на физическо лице, Единен граждански номер/личен номер на чужденеца, Дата на раждане на физическо лице, Телефонен номер на физическо лице, Данни за постоянен адрес на физическо лице, Данни за настоящ адрес, Данни по лична карта или паспорт на физическо лице, Данни на родител, настойник или придружител на физическо лице, Данни за имейл адрес на физическо лице, Данни за изучавана специалност, Данни за факултетен номер, Данни за фотографско изображение, Данни за форма на обучение, Данни за здравословно състояние на физическо лице, Данни за психическа годност на физическо лице, Данни за заемана длъжност от физическо лице, Данни за факултет на висше учебно заведение, Данни за имотно състояние на физическо лице, Данни за пол на физическо лице. ✓ Основание за обработка на личните Ви данни – „Департамент за езиково обучение“ събира, съхранява и обработва лични данни при настаняване в общежитията на ДЕО на основание изпълнението на договор, по който субектът на данните е страна или за предприемане на стъпки по искане на субекта на данните преди сключването на договора – чл. 6, параграф 1, б. „б“ на GDPR.

7.7. Записване в езикови курсове за подготовка за международни изпити по гръцки език, руски език и френски език – Целта на обработката на лични данни е администрирането и организирането на процеса по провеждане на сертификатни курсове по френски език, гръцки език и руски език за сертификатните изпити TCF (Testdeconnaissancedufrançais), КЕГ и ТРКИ.

Лични данни, обработвани от „Департамент за езиково обучение“, при записване в езикови курсове за подготовка за международни изпити по гръцки език, руски език и френски език – Три имена на физическо лице, Дата на раждане на физическо лице, Адрес на физическо лице, Телефонен номер на физическо лице, Данни по лична карта или паспорт на физическо лице, Имейл адрес на физическо лице, Данни за изучаван от физическото лице чужд език, Данни за получена оценка и защитено ниво на владеене на чужд език, Данни за фотографско изображение, Данни за Skype акаунт – за обучение за сертификационен курс TCF.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни „Департамент за езиково обучение“ събира, съхранява и обработва лични данни при записване в езикови курсове за подготовка за международни изпити по гръцки език, руски език и френски език на основание изпълнение на договор, по който субектът на данните е страна или за предприемане на стъпки по искане на субекта на данните преди сключването на договора – чл. 6, параграф 1, б. „б“ на GDPR.

7.8. Извършване на счетоводни операции – администриране на плащания и предоставяне на счетоводна и данъчна информация на държавни органи –Целта на обработката на личните данни при извършване на счетоводни операции – администриране на плащания и предоставяне на счетоводна и данъчна информация на държавни органи е приемането и извършването на следните основни категории плащания:

Приемане на плащания на каса;
1. Плащания по договори за наем на общежитие;
1. Изплащане на командировъчни;
1. Издаване на разходни касови ордери;
1. Издаване на фактури и фискални бонове;
1. Обработване на ведомости – болнични листове и УП.
Лични данни, обработвани от „Департамент за езиково обучение“, при извършване на счетоводни операции – администриране на плащания и предоставяне на счетоводна и данъчна информация на държавни органи – Три имена на физическо лице, Единен граждански номер или личен номер на чужденеца, Данни по лична карта или паспорт на физическо лице, Данни за дата на раждане на физическо лице, Данни за номер на временна виза на физическо лице, Данни за заемана длъжност на физическо лице, Данни за здравословно състояние на физическо лице, Данни за трудов и осигурителен стаж на физическо лице, Данни за адрес на физическо лице, Данни за изучавана специалност от физическо лице, Данни за факултетен номер на физическо лице, Данни за размер на трудово възнаграждение и размер на осигурителен доход.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – „Департамент за езиково обучение“ събира, съхранява и обработва лични данни при извършване на счетоводни операции – администриране на плащания и предоставяне на счетоводна и данъчна информация на държавни органи на основание – спазване на законово задължение, което се прилага спрямо администратора – чл. 6, параграф 1, б. „в“ GDPR, както и на основание чл. 6, параграф 1, б. „д“ GDPR – обработването е необходимо при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на администратора.

7.9. Организиране на дистанционно обучение и дейности на тестовия център – Целта на обработката на лични данни е администрирането и организирането на процеса по провеждане на дистанционно обучение и дейности в тестовия център на Департамента за езиково обучение (ИЧС) към Софийски университет „Св. Климент Охридски“.

Лични данни, обработвани от „Департаментза езиково обучение“, при организиране на дистанционно обучение и дейности на тестовия център – Име и фамилия на физическо лице, Имейл адрес на физическо лице, Данни за държава и град/село на физическо лице – тези данни се предоставят по желание, Данни за учебно заведение.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – „Департамент за езиково обучение“ събира, съхранява и обработва лични данни при организиране на дистанционно обучение и дейности на тестовия център на основание изпълнение на договор, по който субектът на данните е страна или за предприемане на стъпки по искане на субекта на данните преди сключването на договора – чл. 6, параграф 1, б. „б“ на GDPR.

7.10. Сключване и изпълнение на сделки с партньори – физически и юридически лица – Целта на обработката на лични данни е сключване и изпълнение на договор с партньор – физическо или юридическо лице и неговото администриране. В отделни случаи целта на операцията може да бъде и защита на законните интереси на Университета по изпълнение на сделката.

Лични данни, обработвани от „Департамент за езиково обучение“ при сключване и изпълнение на сделки с партньори

– физически и юридически лица – Три имена на физическото

лице, Единен граждански номер/личен номер на чужденеца, Адрес на физическо лице, Телефонен номер на физическо лице. ✓ Основание за обработка на личните Ви данни – „Департамент за езиково обучение“ събира, съхранява и обработва лични данни за сключването на сделки с партньори – физически и юридически лица, на основание чл. 6, параграф 1, б. „б“ от GDPR за законните представители на своите партньори – физически и юридически лица.

8. Самостоятелно звено „Университетска библиотека“

В самостоятелно звено „Университетска библиотека“ се извършват следните операции по обработка на лични данни:

8.1. Регистрация на читатели и издаване на читателска карта – Данните се обработват за целите на приемане на искане за издаване на читателска карта, идентифициране на читателя и регистриране и издаване на читателска карта.

Лични данни, обработвани от самостоятелно звено „Университетска библиотека“ при регистрация на читатели и издаване на читателска карта – три имена, постоянен адрес, място на раждане, данни за обръщение, данни за дата на раждане, пол, имейл адрес, телефонен номер, факултетен номер, баркод/id, данни за факултет, данни за език, данни за фотографско изображение. За външни лица: три имена, ЕГН, данни за номер на лична карта, данни за постоянен адрес.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –

Университетът събира, съхранява и обработва лични данни за изпълнението на договор, по който субектът на данните е страна, или за предприемане на стъпки по искане на субекта на данните преди сключването на договор – чл. 6, параграф 1, б. „б“ GDPR.

8.2. Ползване на библиотечни материали и услуги в библиотеката – Данните се обработват за целите на администриране на процеса по предоставяне на библиотечни материали и услуги на читателите и гарантиране опазването и връщането на материалите.

Лични данни, обработвани от самостоятелно звено „Университетска библиотека“, при ползване на библиотечни материали и услуги в библиотеката – три имена на физически лица, телефонен номер, имейл адрес, постоянен адрес, баркод/ID, факултетен номер, данни за факултет, данни за специалност, данни за курс, данни за постоянно местожителство, данни за научна степен/длъжност.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –

8.3. Записване за обучение по информационна компетентност – Данните се обработват за целите на организиране и провеждане на курсове по информационна компетентност.

Лични данни, обработвани от самостоятелно звено „Университетска библиотека“, при записване за обучение по информационна компетентност –три имена на физически лица, имейл адрес.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –

Университетът събира, съхранява и обработва лични данни на основание изрично дадено съгласие за обработване на личните данни на субекта за една или повече конкретни цели, съгласно чл. 6, параграф 1, б. „а“ GDPR.

9. Сектор „Кариерни центрове“

В сектор „Кариерни центрове“ се извършват следните операции по обработка на лични данни:

9.1. Организиране на събития – Данните се обработват за целите на организирането на процеса по осъществяване на събития.

Лични данни, обработвани от сектор „Кариерни центрове“ при организиране на събития – три имена на физически лица, телефонен номер, имейл адрес.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –

Университетът събира, съхранява и обработва лични данни въз основа на изрично предоставено съгласие на основание чл. 6, параграф 1, б. „а“ на GDPR.

9.2. Прием и обработване на кандидатури по възлагане на работодател – Данните се обработват за целите на приемането и обработването на кандидатури за работа по възлагане на работодател. Университетът обработва данните в качеството си на обработващ.

Лични данни, обработвани от Сектор „Кариерни центрове“, при прием и обработване на кандидатури по възлагане на работодател – три имена на физически лица, специалност, курс, квалификация, данни за здравословно състояние, телефонен номер, имейл адрес.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –

Университетът събира, съхранява и обработва лични данни за изпълнението на договор, по който субектът на данните е страна или за предприемане на стъпки по искане на субекта на данните преди сключването на договора – чл. 6, параграф 1, б. „б“ на GDPR.

9.3. Кариерно консултиране и ориентиране на студенти – Данните се обработват за целите на сътрудничество свързано с професионалното развитие на студентите и подпомагане на връзките между работодатели и студенти с цел сключване на договор.

Лични данни, обработвани от Сектор „Кариерни центрове“ при кариерно консултиране и ориентиране на студенти – три имена на физически лица, специалност, курс, телефонен номер, имейл адрес.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –

10. Отдел „Център за дистанционно обучение“

В отдел „Център за дистанционно обучение“ се извършват следните операции по обработка на лични данни:

10.1. Обмен на кореспонденция с факултетите и останалите звена в Университета – Данните се обработват за целите на организирането и администрирането на процеса по осъществяване на обмен на кореспонденция между Центъра за дистанционно обучение и останалите факултети и звена на Университета с оглед осигуряването на съдействие и координация при изготвяне на програмите за дистанционно обучение, осъществяване на контрол и оценка на качеството на дистанционното обучение, както и за целите на развиването и внедряването на тази форма на обучение в Университета.

Лични данни, обработвани от отдел „Център за дистанционно обучение“, при обмен на кореспонденция с факултетите и останалите звена в Университета – три имена на физически лица, данни за заемана длъжност, данни за научно звание.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –

10.2. Изготвяне на документи – Данните се обработват за целите на подготовката на документи – доклади-самооценка за акредитация на дистанционна форма на обучение, протоколи от заседания на Експертния съвет за дистанционно обучение, доклади и всякакъв друг вид документация, които се изготвят в хода на обичайната дейност на Центъра.

Лични данни, обработвани от Отдел „Център за дистанционно обучение“, при изготвяне на документи – три имена на физически лица, данни за заемана длъжност.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –

(б) на GDPR.

10.3. Изготвяне на докладни записки до Ректора – Данните се обработват за целите на администрирането на процеса по предоставяне на информация за извършената от Центъра дейност по провеждане на дейности по дистанционно обучение.

Лични данни, обработвани от отдел „Център за дистанционно обучение“, при изготвяне на докладни записки до Ректора – три имена на физически лица, данни за заемана длъжност.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –

11. Отдел „Правен“

В отдел „Правен“ се извършват следните операции по обработка на лични данни: 11.1. Водене на съдебни дела и обработване на информация за дела – Данните се обработват за целите на предявяване на претенции на Университета срещу трети лица по съдебен ред, осъществяване на защита по предявени срещу Университета по съдебен ред претенции от трети лица, привеждане в изпълнение на влезли в сила съдебни решения в полза на Университета и изготвяне на дневници за водене и отчитане на съдебни дела.

Лични данни, обработвани от отдел „Правен“ при водене на съдебни дела и обработване на информация за дела – три имена на физически лица, единен граждански номер, адрес по лична карта, адрес за кореспонденция, имейл адрес, телефонен номер, данни за банкова сметка, данни за здравословно състояние, данни за семейно положение. Посоченото изброяване не е изчерпателно. Обхватът на събираните лични данни във връзка с настоящата операция може да бъде по-широк в зависимост от характера на съответното съдебно дело.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –

Университетът събира, съхранява и обработва лични данни на физическите лица за целите на легитимните интереси на администратора, съгласно чл. 6, параграф 1, б. „е“ от GDPR. Легитимният интерес в настоящата операция е воденето на съдебни дела.

11.2. Участие в експертни комисии по трудови, административни и стопански въпроси – Данните се обработват за целите на изготвяне на писмени и устни становища относно правните аспекти на проблемите, предмет на обсъждане в съответните комисии.

Лични данни, обработвани от отдел „Правен“, при участие в експертни комисии по трудови, административни и стопански въпроси – три имена на физически лица, единен граждански номер, адрес по лична карта, адрес за кореспонденция, имейл адрес, телефонен номер, данни за банкова сметка, данни за здравословно състояние, данни за семейно положение. Посоченото изброяване не е изчерпателно. Обхватът на събираните лични данни във връзка с настоящата операция може да бъде по-широк в зависимост от характера на съответното съдебно дело.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –

Университетът събира, съхранява и обработва лични данни на физическите лица за целите на легитимните интереси на администратора, съгласно чл. 6, параграф 1, б. (е) от GDPR. Легитимният интерес е осъществяване на дейността на експертни комисии по трудови, административни и стопански въпроси. В случаите когато формирането на комисията е законово задължение на Университета, данните се обработват на основание изпълнение на законово задължение, съгласно чл. 6, параграф 1, б. „в“ от GDPR, както и на основание чл. 6, параграф 1, б. „д“ GDPR – обработването е необходимо при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на администратора.

11.3. Изготвяне на правни документи – Данните се обработват за целите на администриране на процеса по изготвяне на правни документи.

Лични данни, обработвани от отдел „Правен“, при изготвяне на правни документи – три имена на физически лица, единен граждански номер, адрес по лична карта, адрес за кореспонденция, имейл адрес, телефонен номер, данни за банкова сметка, данни за здравословно състояние, данни за семейно положение. Посоченото изброяване не е изчерпателно. Обхватът на събираните лични данни във връзка с настоящата операция може да бъде по-широк в зависимост от характера на съответното съдебно дело.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –

Университетът събира, съхранява и обработва лични данни на физическите лица на основание чл. 6, параграф 1, б. „б“ от GDPR за сключване и изпълнение на договор или предприемане на стъпки по сключване на договор, както и в изпълнение на законовите задължения на Университета по вътрешна организация на учебния и работен процес, съгласно чл. 6, параграф 1, б. „в“ от GDPR, както и на основание, както и на основание чл. 6, параграф 1, б. „д“ GDPR – обработването е необходимо при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на администратора във връзка с чл. 19 от Закона за висшето образование. В някои случаи основанието за обработване на лични данни може да е опазване на легитимния интерес на Университета – чл. 6, параграф 1, б. „е“ от GDPR.

12. Отдел „Имоти“

В отдел „Имоти“ се извършват следните операции по обработка на лични данни: 12.1. Поддръжка и развитие на собствеността на сградния фонд – Данните се събират за целите на извършване на дейности по поддръжка и развитие на собствеността на сградния фонд на Университета, включително сключване на договори за наем, поддръжка, ремонт и др.

Лични данни, обработвани от отдел „Имоти“, при поддръжка и развитие на собствеността на сградния фонд – три имена, единен граждански номер, данни по лична карта.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –

Университетът събира, съхранява и обработва лични данни на физическите лица за сключване и изпълнение на договор – чл. 6, параграф 1, б. „б“ от GDPR; в определени случаи данните се обработват на основание опазване на легитимния интерес на администратора – чл. 6, параграф 1, б. „е“ от GDPR. Легитимният интерес е поддържане на сградния фонд на Университета.

12.2. Сключване и изпълнение на договор с контрагент – Операцията има за цел сключване и изпълнение на договор с търговски партньор или клиент и неговото администриране. В отделни случаи целта на операцията може да бъде и защита на законните интереси на Университета по изпълнение на сделката.

Лични данни, обработвани от отдел „Имоти“, при сключване и изпълнение на договор с контрагент – имена на физическото лице, единен граждански номер – тези лични данни се събират от лицата, за които се отнасят, адрес по лична карта на физическо лице клиент.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –За сключването на търговски сделки, отдаване под наем на свободни площи и терени; осъществяване на инвеститорски контрол; разпределение на задачите между контрагентите, Университетът обработва лични данни на основание чл. 6, параграф 1, т. „б“ от GDPR за законните представители на търговските си контрагенти.

13. Отдел „Ремонти и снабдяване“

В отдел „Ремонти и снабдяване“ се извършват следните операции по обработка на лични данни:

13.1. Извършване на дейности във връзка с поддръжка и ремонт на сградния фонд на Университета – Данните се обработват за целите на организиране извършването на дейности по поддръжка и ремонт на сградния фонд на Университета.

Данни, обработвани от отдел „Ремонти и снабдяване“ при извършване на дейности във връзка с поддръжка и ремонт на сградния фонд на Университета – три имена на физически лица.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –

Университетът събира, съхранява и обработва лични данни на физическите лица за целите на изпълнение на сключени договори, включително договори за обществени поръчки, съгласно чл. 6, параграф 1, б. „б“ от GDPR.

13.2. Организиране на транспорт и превоз – Данните се обработват за целите на организиране и извършване на превоз на служители на Университета за командировка, участие в мероприятие в друго населено място или др. Целта на обработката при превоза на стоки е удостоверяването в приемо-предавателен протокол на получаването на стоки.

Лични данни, обработвани от отдел „Ремонти и снабдяване“ при организиране на транспорт и превоз – три имена, заемана длъжност.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –

Университетът събира, съхранява и обработва лични данни за физическите лица, които се превозват за командировка, участие в мероприятия или други за изпълнение на сключен трудов договор – чл. 6, параграф 1, б. „б“ от GDPR или изрично дадено съгласие на участници в мероприятия или гости, за които се организира превоз – чл. 6, параграф 1, б. „а“ от GDPR.

13.3. Организиране, нареждане и получаване на доставки – Данните се обработват за целите на организиране и изпълнение на доставки на стоки и материали за Университета.

Лични данни, обработвани от отдел „Ремонти и снабдяване“, при организиране, нареждане и получаване на доставки – три имена, единен граждански номер – в случай на издаване на фактура от физическо лице.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –

Университетът събира, съхранява и обработва лични данни за физическите лица на основание чл. 6, параграф 1, б. „б“ от GDPR, като обработването е необходимо за изпълнение на договор, по който Университетът е страна, както и за опазване на легитимния интерес на Университета за доказване на изпълнение по договор в случай на евентуални претенции – чл. 6, параграф 1, б. „е“ от GDPR. Легитимният интерес е изпълнението на доставки на стоки и материали за Университета.

14. Отдел „Университетски ботанически градини“

В отдел „Университетски ботанически градини“ се извършват следните операции по обработка на лични данни:

14.1. Посещение на университетски ботанически градини – Данните се обработват за целите на регистриране на физическите лица – посетители на ботаническите градини с оглед тяхното идентифициране.

Лични данни, обработвани от отдел „Университетски ботанически градини“, при посещение на университетски ботанически градини – три имена на физически лица.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –

14.2. Организиране на учебни занимания, беседи и зелени училища – Данните се обработват за целите на организирането и провеждането на образователни курсове за записалите се участници, в това число учебни занимания по ботаника и зелени училища.

Лични данни, обработвани от отдел „Университетски ботанически градини“, при организиране на учебни занимания, беседи и зелени училища – три имена на физически лица – ученици и техните родители, единен граждански номер, данни за училище/клас, данни за здравословно състояние, данни за контакт с родители.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –

Университетът събира, съхранява и обработва лични данни за физическите лица на основание чл. 6, параграф 1, б. „б“ на GDPR – за изпълнението на договор, по който субектът на данните е страна или за предприемане на стъпки по искане на субекта на данните преди сключването на договора. Данните за здравословно състояние се обработват на основание чл. 9, ал. 2, б. „а” GDPR или на някое от другите основание в чл. 9, ал. 2 GDPR.

14.3. Провеждане на събития (тържества, концерти, изложби, базари, телевизионни и филмови заснемания и други) – Данните се обработват за целите на сключване и изпълнение на договора за услуга, идентифициране на субекта на данните като организатор на събитие/мероприятие и осъществяване на връзка с лицето, поискало достъп до ботаническите градини за целите на потвърждение на събитието.

Лични данни, обработвани от отдел „Университетски ботанически градини“, при провеждане на събития (тържества, концерти, изложби, базари, телевизионни и филмови заснемания и други) – три имена на физическото лице, имейл, телефонен номер, данни за лична карта (номер, дата на издаване, издаващ орган).

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –

14.4. Провеждане на студентски и ученически практики – Данните се обработват за целите на идентифициране на субекта на данните като студент или ученик – участници в практиките.

Лични данни, обработвани от отдел „Университетски ботанически градини“, при провеждане на студентски и ученически практики – три имена на физическото лице, единен граждански номер, факултетен номер, данни за висше учебно заведение/ училище и специалност/ клас, данни за здравословно състояние, данни за заемана длъжност, данни за контакт с родители.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни Университетът събира, съхранява и обработва личните данни на основание чл. 6, параграф 1, б. „в“ GDPR – за спазването на законово задължение, което се прилага спрямо администратора. Университетът събира и обработва личните данни за физическите лица, които вземат участие в незадължителни практически занятия на основание изрично дадено от тях съгласие, съгласно чл. 6, параграф 1, б. „а“ от GDPR. Данни за здравословно състояние се обработват на основание чл. 9, параграф 2, б. „а” GDPR, или на някое от останалите основания в чл. 9, параграф 2 GDPR.

14.5. Осъществяване на видеонаблюдение във всички ботанически градини на Университета – Данните се обработват за целите на осъществяване на охрана в ботаническите градини на Университета.

Лични данни, обработвани от отдел „Университетски ботанически градини“, при осъществяване на видеонаблюдение във всички ботанически градини на

Университета – данни за изображение на физическото лице. ✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Университетът събира, съхранява и обработва личните данни на основание чл. 6, ал. 1, б. „е” от GDPR за опазване на легитимните интереси на администратора и основание и чл. 6, ал. 1, б. „г” GDPR – обработването е необходимо, за да бъдат защитени жизненоважните интереси на субекта на данните или на друго физическо лице. Легитимният интерес в настоящата операция е осъществяване на охрана на територията на ботаническата градина; Защита на живота и здравето на служители, посетители и др.;

15. Отдел „Учебно – научни и почивни бази“

В отдел „Учебно – научни и почивни бази“ се извършват следните операции по обработка на лични данни:

15.1. Провеждане на специализирани учебни практики, СДК, курсове, обучения и други – Данните се обработват за целите на идентифициране на участниците в провежданите обучителни мероприятия и администриране на процеса по организация на образователния и научен курс.

Лични данни, обработвани от отдел „Учебно – научни и почивни бази“, при провеждане на специализирани учебни практики, СДК, курсове, обучения и други. –три имена на физически лица, имейл адрес, телефонен номер, длъжност, факултетен номер.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни Университетът събира, съхранява и обработва личните данни за вземане на участие в провежданите задължителни специализирани практики, СДК, езикови курсове, обучения и други на основание чл. 6, параграф 1, б. „в“ GDPR – за спазването на законово задължение, което се прилага спрямо администратора, както и на основание чл. 6, параграф 1, б. „д“ GDPR – обработването е необходимо при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на администратора. Университетът събира, съхранява и обработва на физически лица, които вземат участие в организираните и провеждани образователните и практически мероприятия, които не са задължителни за лицата, на основание изрично дадено съгласие, съгласно чл.

6, параграф 1, б. „а“ от GDPR.

15.2. Провеждане на симпозиуми, конференции, културно-масови мероприятия и други прояви и събития – Данните се обработват за целите на администриране на процеса по организиране и провеждане на всякакъв вид събития – културно-масови мероприятия, спорт, туризъм, състезания и други, които се провеждат в учебно – научните бази.

Лични данни, обработвани от отдел „Учебно – научни и почивни бази“, при провеждане на симпозиуми, конференции, културно-масови мероприятия и други прояви и събития – три имена на физически лица – участници, имейл адрес, телефонен номер, факултетен номер, длъжност.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни Университетът събира и обработва личните данни на основание чл. 6, параграф 1, б. „а“ на GDPR въз основа на изрично дадено от субекта съгласие за обработване за една или повече конкретни цели.

15.3. Предоставяне на базите за отдих на преподаватели и служители на университета и техните семейства – Данните се обработват за целите на администриране на процеса по кандидатстване и настаняване в учебно-научните и почивни бази на служители на Университета и членове на техните семейства.

Лични данни, обработвани от отдел „Учебно – научни и почивни бази“, при предоставяне на базите за отдих на преподаватели и служители на университета и техните семейства – три имена на физически лица, единен граждански номер, данни по лична карта, адрес, телефонен номер, длъжност. ✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Университетът събира и обработва личните данни за изпълнението на договор, по който субектът на данните е страна или за предприемане на стъпки по искане на субекта на данните преди сключването на договора, съгласно чл. 6, параграф 1, б. „б“ на GDPR или на основание изрично дадено съгласие – чл. 6, параграф 1, б. „а“ на GDPR.

15.4. Настаняване на външни лица в почивните бази – Данните се обработват за целите на администриране на процеса по настаняване в учебно-научните и почивни бази на външни посетители.

Лични данни, обработвани от отдел „Учебно – научни и почивни бази“, при настаняване на външни лица в почивните бази – три имена на физически лица, единен граждански номер, данни по лична карта, адрес, телефонен номер.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни Университетът събира и обработва личните данни за изпълнението на договор, по който субектът на данните е страна или за предприемане на стъпки по искане на субекта на данните преди сключването на договора, съгласно чл. 6, параграф 1, б. „б“ на GDPR или на основание изрично дадено съгласие – чл. 6, параграф 1, б. „а“ на GDPR.

15.5. Осъществяване на видеонаблюдение във всички бази на Университета – Данните се обработват за целите на осъществяване на охрана в учебно – научните и почивни бази на Университета.

Лични данни, обработвани от отдел „Учебно – научни и почивни бази“, при осъществяване на видеонаблюдение във всички бази на Университета – данни за изображение на физическото лице.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Университетът събира, съхранява и обработва личните данни на основание чл. 6, параграф 1, б. „е“ от GDPR за опазване на легитимните интереси на администратора и основание и чл. 6, параграф 1, б. „г” GDPR – обработването е необходимо, за да бъдат защитени жизненоважните интереси на субекта на данните или на друго физическо лице. Легитимният интерес в настоящата операция е осъществяване на охрана на територията на учебно – научните и почивните бази на Университета; Защита на живота и здравето на служители, студенти, преподаватели, посетители и др.;

16. Поделение „Социално – битово обслужване“

В поделение „Социално – битово обслужване“ се извършват следните операции по обработка на лични данни:

16.1. Кандидатстване и класиране за настаняване в общежитие – Данните се обработват за целите на приемане на заявления от студенти за настаняване в общежитие и извършване на класиране в зависимост от успеха на студента и свободните места.

Лични данни, обработвани от Поделение „Социално – битово обслужване“, при кандидатстване и класиране за настаняване в общежитие – три имена на физически лица, единен граждански номер, адрес по лична карта, данни за лична карта – номер, дата на издаване, дата на валидност, издаващ орган, гражданство; данни за здравословно състояние, данни за психическа годност, данни за семейно положение, факултетен номер, телефонен номер за връзка, имейл адрес, данни за успех, фотографско изображение.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни Университетът събира, съхранява и обработва личните данни на основание чл. 6, параграф 1, б. „в“ от GDPR, като обработването е необходимо за спазването на законово задължение, което се прилага спрямо администратора. Университетът събира, съхранява и обработвалични данни за лица с инвалидност или психическо заболяване на основание чл. 6, параграф 1, б. „а“ GDPR във връзка с чл. 9, ал. 2, б. „а“ от GDPR въз основа на изрично съгласие на субекта на данните за обработката им за една или повече цели или на някое от останалите основания по чл. 9, параграф 2 GDPR.

16.2. Настаняване в общежитие на класирани лица, включително кандидатстуденти и родители – Данните се обработват за целите на приемане на настанителен картон, идентифициране на настаняваното лице и администриране на процеса по настаняване.

Лични данни, обработвани от Поделение „Социално – битово обслужване“, при настаняване в общежитие на класирани лица, включително кандидат-студенти и родители – три имена на физически лица, единен граждански номер (личен номер на чужденец), адрес по лична карта, настоящ адрес, телефонен номер, имейл адрес, данни за лична карта – номер, дата на издаване, дата на валидност, издаващ орган; факултетен номер, специалност, фотографско изображение.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни Университетът събира и обработва личните данни на основание чл. 6, параграф 1, б. „в“ от GDPR, като обработването е необходимо за спазването на законово задължение, което се прилага спрямо администратора, както и на основание чл. 6, параграф 1, б. „д“ GDPR – обработването е необходимо при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на администратора.

16.3. Издаване на фактури за нощувки, наем на стаи в общежитие, дължими консумативи и др. – Данните се обработват за целите на заплащане на дължими суми за наем и консумативи.

Лични данни, обработвани от Поделение „Социално – битово обслужване“, при издаване на фактури за нощувки, наем на стаи в общежитие, дължими консумативи и др. – три имена на физически лица, единен граждански номер, данни за лична карта, факултетен номер.

16.4. Посещение на общежитие от външни лица – Данните се обработват за целите на осъществяване на охрана в общежитията на Университета и регистриране на всяко външно лице, което посещава съответния блок.

Лични данни, обработвани от Поделение „Социално – битово обслужване“, при посещение на общежитие от външни лица – три имена на физически лица.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Университетът събира, съхранява и обработва личните данни на основание чл. 6, ал. 1, б. „е“ от GDPR за опазване на легитимните интереси на администратора и основание и чл. 6, ал. 1, б. „г” GDPR – обработването е необходимо, за да бъдат защитени жизненоважните интереси на субекта на данните или на друго физическо лице. Легитимният интерес в настоящата операция е осъществяване на охрана на територията на съответното общежитие; Защита на живота и здравето на студенти, преподаватели, посетители

и др.;

16.5. Осъществяване на видеонаблюдение във всички общежития на Университета – Данните се обработват за целите на осъществяване на охрана в общежитията на Университета.

Лични данни, обработвани от Поделение „Социално – битово обслужване“, при осъществяване на видеонаблюдение във всички общежития на Университета – данни за изображение на физическото лице.

и др.;

17. Отдел „Административно-счетоводно обслужване“

В отдел „Административно-счетоводно обслужване“ се извършват следните операции по обработка на лични данни:

17.1. Администриране на плащания – Данните се обработват за целите на приемането и извършването на следните основни категории плащания:

приемане на плащания на каса в отдел „Административно-счетоводно обслужване“;
плащания по договори за наем;
изплащане на командировъчни на служители и членове на преподавателския състав, включително лица на граждански договори;
изплащане на болнични;
изплащане на социални помощи и надбавки;
изплащане на трудови обезщетения;
изплащане на аванси;
изплащане на възнаграждения по издателски договори и договори за рецензия;
администриране на фактури, издадени на и от Университета;
обработване на ведомости;
изплащане на осигурителни вноски и дължими данъци;
изплащане на възнаграждения по договори за обществени поръчки; 13. изпълнение на одобрения годишен бюджет.

➢ Лични данни, обработвани от Отдел „Административносчетоводно обслужване“, при администриране на плащания – три имена, единен граждански номер, данни по лична карта (номер, дата на издаване и т.н.) или международен паспорт, адрес, банкова сметка, данни за здравословно състояние (болнични, епикризи), данни за семейно положение, заемана длъжност.✓ Основание за обработка на личните Ви данни Университетът събира, съхранява и обработва личните данни за изпълнение на договор, по който Университетът е страна – чл. 6, параграф 1, б. „б“ от GDPR, включително за целите на изпълнение на законови задължения на

Университета – чл. 6, параграф 1, б. „в“ от GDPR, к както и на основание чл. 6, параграф 1, б. „д“ GDPR – обработването е необходимо при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на администратора. Данни за здравословно състояние се обработват на основание чл. 9, ал. 2, б. „б” GDPR или на някое от другите основания в чл. 9, параграф 2 GDPR.

17.2. Изплащане на стипендии, помощи и награди – Данните се обработват за целите на изплащане на социални стипендии, стипендии по успех и доход, стипендии по успех, награди или помощи на класираните лица или лицата, одобрени за получаване на обявената награда или помощ.

➢ Лични данни, обработвани от Отдел „Административносчетоводно обслужване“, при изплащане на стипендии, помощи и награди – три имена, единен граждански номер, факултетен номер, банкова сметка, специалност.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни Университетът събира, съхранява и обработва личните данни за изпълнение на законово задължение на

Университета – чл. 6, параграф 1, б. „в“ от GDPR, както и на основание чл. 6, параграф 1, б. „д“ GDPR – обработването е необходимо при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на администратора.

17.3. Предоставяне на счетоводна и данъчна информация на държавни органи – Данните се обработват за целите на изпълнение на задълженията на Университета за предоставяне на периодична данъчна и осигурителна информация на държавни органи в предвидените в закона случаи.

➢ Лични данни, обработвани от Отдел „Административносчетоводно обслужване“, при предоставяне на счетоводна и данъчна информация на държавни органи – три имена на физическо лице, ЕГН – ако има издадена фактура от физическо лице, адрес – ако има издадена фактура от физическо лице за договорни отношения с университета, размер на трудово възнаграждение.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни Университетът събира, съхранява и обработва личните данни за изпълнение на законово задължение, което се прилага спрямо администратора – чл. 6, параграф 1, б. „в“ от GDPR във връзка с чл. 5 от Кодекса за социално осигуряване, чл. 55 от Закона за данъка върху доходите на физическите лица и приложимите нормативни актове в областта на данъчното и осигурителното право.

18. Отдел „Обществени поръчки“

В отдел „Обществени поръчки“ се извършват следните операции по обработка на лични данни:

18.1. Провеждане на процедури за възлагане и сключване на договори за обществена поръчка и търгове – Данните се обработват за целите на обявяване, откриване и провеждане на процедура за възлагане на обществена поръчка, както и сключване и изпълнение на договор с избрания участник.

➢ Лични данни, обработвани от отдел „Обществени поръчки“, при провеждане на процедури за възлагане и сключване на договори за обществена поръчка и търгове – три имена на физически лица или законен представител, единен граждански номер, адрес по лична карта, данни по лична карта – номер, дата

на издаване, издаващ орган, валидност, телефонен номер за връзка, данни за банкова сметка.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –

Университетът събира, съхранява и обработва лични данни на основание чл. 6, ал. 1, б. „б“ GDPR – за изпълнение на договор, както и въз основа на чл. 6, ал. 1, б. „в“ от GDPR – обработването е необходимо за целите на спазване на законово задължение на администратора, доколкото процедурата за откриване и провеждане на конкурс за възлагане на обществена поръчка е регламентирана в Закона за обществените поръчки и Правилника по прилагането му, включително в одобрените формати на документи, които следва да се попълват и предоставят при кандидатстване.

19. „Университетски център за информационни и комуникационни технологии“ (УЦИКТ)

В „Университетски център за информационни и комуникационни технологии“ (УЦИКТ) се извършват следните операции по обработка на лични данни:

19.1. Създаване и поддръжка на потребителски профили на служители и преподаватели в електронната система на Университета – Данните се обработват за целите на създаване на акаунт за достъп на служителите и преподавателите до информационни ресурси, услуги или мрежова инфраструктура на Университета, за да могат да осъществяват своите служебни задължения, както и да имат достъп до електронни библиотеки, платформи за онлайн обучение, архиви и други бази данни.

Лични данни, обработвани при създаване и поддръжка на потребителски профили на служители и преподаватели в електронната система на Университета – Три имена, Длъжност, Факултет, Служебен имейл.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –

Университетът събира, съхранява и обработва лични данни на служители и преподаватели при създаване и поддръжка на потребителски профили в електронната система на Университета на основание изпълнение на договор – чл. 6, параграф 1, б. „б“ от GDPR.

19.2. Създаване и поддръжка на потребителски профили на кандидат-студенти, студенти и докторанти в онлайн системите на Университета – Университетът обработва данните за целите на създаване на акаунт за регистрация на кандидатстудент в онлайн системата за записване за участие в кандидатстудентската кампания и създаване на акаунт за достъп на студентите и докторантите до информационни ресурси, услуги или мрежова инфраструктура на Университета, до информацията за своето следване (оценки, кредити, изпити и др.), както и да имат достъп до електронни библиотеки, платформи за онлайн обучение, архиви и други бази данни. Данните от системата СУСИ се използват също така за целите на кандидатстване за настаняване в общежитие, кандидатстване за стипендия и др.

Лични данни, обработвани при създаване и поддръжка на потребителски профили на кандидат-студенти, студенти и докторанти в онлайн системите на Университета – Лични данни за кандидат-студенти: Три имена на физическо лице; Единен граждански номер или личен номер на чужденец; Адрес по лична карта; Телефонен номер; Имейл адрес; Дата на раждане; Данни за пол; Данни за здравословно състояние; Данни за завършено средно или висше образование; Данни за регион; Данни за оценка и обучение от средно образование; Данни за владеене на чужд език;

Лични данни за студенти: Три имена на физическо лице; Единен граждански номер или личен номер на чужденец; Адрес по лична карта; Телефонен номер; Имейл адрес; Дата на раждане; Данни за пол; Данни за здравословно състояние; Данни за завършено средно или висше образование; Данни за регион; Данни за оценка и обучение от средно образование; Данни за семейно положение. Фотографско изображение; Данни за владеене на чужд език; Факултетен номер.

Лични данни за докторанти: Три имена на физическо лице; Единен граждански номер или личен номер на чужденец; Телефонен номер; Имейл адрес; Дата на раждане; Специалност или направление; Факултет.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –

Университетът събира, съхранява и обработва лични данни на кандидат-студенти, студенти и докторанти при създаване и поддръжка на потребителски профили в електронната система на Университета на основание изпълнение на законово задължение на Университета по осъществяване на обучителния процес на студентите – чл. 6, параграф 1, б. „в“ от GDPR както и на основание чл. 6, параграф 1, б. „д“ GDPR – обработването е необходимо при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на администратора. Данните за здравословно състояние се обработват на основание чл. 9, ал. 2, б. „а” GDPR или на някое от основанията посочени в чл. 9, параграф 2 GDPR.

19.3. Поддръжка на уебстраницата на Университета, Факултетите и други свързани уебстраници и разработка и поддържка на онлайн системи за осъществяване дейности на Университета – При осъществяване на поддръжка на уебстраницата на Университета, Факултетите и други свързани уебстраници и разработка и поддържка на онлайн системи за осъществяване дейности на Университета, целта на обработката на лични данни е осигуряване на постоянно и устойчиво функциониране на уебсайтовете и онлайн системите на Университета, Факултетите и свързаните звена с оглед осъществяване на техните дейности и развитие на информационната инфраструктура на Университета.

Лични данни, обработвани при осъществяване на поддръжка на уебстраницата на Университета, Факултетите и други свързани уебстраници и разработка и поддържка на онлайн системи за осъществяване дейности на Университета – При осъществяване на поддръжка на уебстраницата на Университета, Факултетите и други свързани уебстраници и разработка и поддържка на онлайн системи за осъществяване дейности на Университета, УЦИКТ има достъп до и обработва лични данни, които са необходими за функционирането на сайтовете и онлайн системите, като поради естеството на дейността си има достъп до всички данни, които се обработват в уебсайтовете и системите на Университета. УЦИКТ не събира лични данни за осъществяване на свои цели, а за предоставяне на необходимата функционалност за осъществяване на дейността на Университета, Факултетите и свързаните звена.
УЦИКТ събира и обработва лични данни като само определя данните и целите за обработка за следните уебстраници:
- Клуб Алумни – обработвани данни са: Име и фамилия; Потребителско име; Имейл; Снимка; Завършена специалност; Факултет; Образователно-квалификационна степен; Година на завършване; Месторабота – незадължително поле;

Местонахождение – незадължително поле.

Форум на Университета – обработвани лични данни са: Потребителско име; Имейл; Специалност – незадължително поле;

Пол – незадължително поле; Курс – незадължително поле; Снимка – незадължително поле; Скайп акаунт – незадължително поле.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –Данните за физически лица, обработвани от УЦИКТ, се събират и обработват на основанията, посочени при съответните операции, извършвани от отделите и звената на Университета, които се обслужват от УЦИКТ при предоставяне на функционално и техническо съдействие. В този смисъл при извършването на тази операция УЦИКТ не обработва данни на самостоятелно основание.

Университетът събира, съхранява и обработва лични данни на лицата, които се регистрират и създават потребителски профили в системата „Клуб Алумни“ и форума на Университета на основание тяхното изрично съгласие – чл. 6, параграф 1, б. „а“ GDPR.

19.4. Предоставяне на информация към държавни органи – Целта на обработката на лични данни при предоставяне на информация към държавни органи е изпълнение на задълженията на Университета за предоставяне на периодична данъчна и осигурителна информация на държавни органи в предвидените в закона случаи, както и специалните му задължения като висше учебно заведение.

Лични данни, обработвани при предоставяне на информация към държавни органи – Лични данни, които се предоставят към държавни органи са в минимален обхват и да не превишават исканите от държавния орган съгласно приложимото законодателство.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Университетът обработва лични данни при предоставяне на информация към държавни органи на основание изпълнение на законово

задължение на Университета – чл. 6, параграф 1, б. „в“ от GDPR,

20. „Университетски център управление на качеството“ (УЦУК)

В „Университетски център управление на качеството“ (УЦУК) се извършват следните операции по обработка на лични данни:

20.1. Провеждане на проучвания, анкети и изготвяне на доклади – Целта на обработката на лични данни при провеждане на проучвания, анкети и изготвяне на доклади е извършване на периодична проверка и мониторинг на предоставяните от Университета услуги и качество на обучението, оценяване на поддържаните стандарти на образование, преценка на мнението на студентите относно образователните услуги, изготвяне на предложения за подобряване на качеството и други.

Лични данни на студенти, преподаватели и външни лица, обработвани при провеждане на проучвания, анкети и изготвяне на доклади – При осъществяването на операцията УЦУК събира и обработва информация, предоставена от анкетираните лица, която не е индивидуализираща, а се отнася до личното мнение на студенти и преподаватели за предоставяните услуги.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Университетът събира, съхранява и обработва лични данни на студенти, преподаватели и външни лица при провеждане на проучвания, анкети и изготвяне на доклади на основание изпълнение на законово задължение на Университета за поддържка на качество на образованието – чл. 6, параграф 1, б. „в“ GDPR във връзка с чл. 6 от Закона за висшето образование, както и на основание чл. 6, параграф 1, б. „д“ GDPR – обработването е необходимо при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на администратора.

20.2. Организирането на събития – Целта на обработката на лични данни при организиране на събития е представяне на резултатите от извършваните проучвания от УЦУК, разясняване на основните насоки за осигуряване на съответствие със стандартите за предоставяното обучение, дискусия по въпроси от функционирането на системата за управление на качеството и др., като УЦУК поддържа списъци с присъствалите на събитията лица с цел отчетност.

Лични данни, обработвани от „Университетски център управление на качеството“ при организирането на събития – Имена, Заемана позиция. Телефон, Имейл;

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – УЦУК събира, съхранява и обработва лични данни на преподаватели и служители на Университета при организирането на вътрешни събития на основание изпълнение на законово задължение на Университета за поддържка на качество на образованието – чл. 6, параграф 1, б. „в“ GDPR във връзка с чл. 6 от Закона за висшето образование, както и на основание чл. 6, параграф 1, б. „д“ GDPR – обработването е необходимо при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на администратора.

20.3. Изпращане на бюлетин – Целта на обработката на лични данни при изпращане на бюлетин е предоставяне на актуална информация за дейността на УЦУК, съобщения за събития и семинари и други.

Лични данни, обработвани от Университетски център управление на качеството при изпращане на бюлетин – данни за имейл;

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –УЦУК събира, съхранява и обработва лични данни на преподаватели и служители на Университета при изпращането на информационни бюлетини до тях на основание изпълнение на законово задължение на Университета за поддържка на качество на образованието – чл. 6, параграф 1, б. „в“ GDPR, както и на основание чл. 6, параграф 1, б. „д“ GDPR – обработването е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес или при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на администратора във връзка с чл. 6 от Закона за висшето образование, . Основанието за обработване на данни при изпращане на информационни бюлетини до алумни студенти е изрично дадено от тях съгласие – чл. 6, параграф 1, б. „а“ GDPR.

20.4. Осъществяване на вътрешни одити – Целта на обработката е проверка на ефективността на Системата за управление на качеството, като по този начин се осигурява нейното поддържане, усъвършенстване и актуализиране, съобразно променящите се външни и вътрешни условия и изисквания.

Лични данни, обработвани от Университетски център управление на качеството при осъществяване на вътрешни одити – Имена, Факултетен номер, Факултет, Номер на договор – за хоноруваните преподаватели;

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – УЦУК събира, съхранява и обработва лични данни при осъществяването на вътрешни одити на основание изпълнение на законово задължение на Университета за поддържка на качество на образованието – чл. 6, параграф 1, б. „в“ GDPR, както и на основание чл. 6, параграф 1, б. „д“ GDPR – обработването е необходимо при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на администратора във връзка с чл. 6 от Закона за висшето образование. Процедурата е уредена в Наръчника за качество и приложението към него за процедурата по вътрешни одити.

21. Университетска телевизия и радио

В „Университетската телевизия и радио“ се извършват следните операции по обработка на лични данни:

21.1. Видеозаснемане, аудиозаписване, отразяване на събития и провеждане на репортажи – Целта на обработката на данни е идентифициране на физическото лице за отразяване на събитие, провеждане на интервю, репортаж или друго участие.

Лични данни, обработвани от Университетската телевизия и радио при видеозаснемане, аудиозаписване, отразяване на събития и провеждане на репортажи – Три имена на физически лица, Фотографско изображение, Длъжност или заемана позиция.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Данните на лицата при за видеозаснемане, аудиозаписване, отразяване на събития и провеждане на репортажи и отразяване на събития при провеждане на репортаж или отразяване на събитие на място, с приемането на отправена покана за участие в репортаж или предаване и други дейности, свързани с осъществяването на функциите на телевизията и радиото се обработват за журналистически цели и се извършва за осъществяване на свободата на изразяване и правото на информация, при зачитане на неприкосновеността на личния живот – чл. 25з ЗЗЛД. Данните събирани в настоящата операция за целите на създаване на фотографско или аудио-визуално произведение чрез заснемане на лице в хода на обществената му дейност или на обществено място се обработват съгласно чл. 25з, ал. 5 ЗЗЛД във връзка с чл. 85 GDPR. Данните за лица, които са поръчали фотографирането или видеозаснемането и отразяването на частни мероприятия се обработват на основание обработването е необходимо за изпълнението на договор, по който субектът на данните е страна, или за предприемане на стъпки по искане на субекта на данните преди сключването на договор – чл. 6, параграф 1, т. „б“ от GDPR. Данни на трети лица, гости на частни мероприятия или заснети при отразяването на частни мероприятия, се обработват на основание – обработването е необходимо за целите на легитимните интереси на администратора или на трета страна, освен когато пред такива интереси преимущество имат интересите или основните права и свободи на субекта на данните, които изискват защита на личните данни, по-специално когато субектът на данните е дете – чл. 6, ал. 1, т. „е“ от GDPR. Легитимният интерес е отразяването на събития и извършването на репортажи.

21.2. Организиране на събития, кампании, игри и др. – Целта на обработката на лични данни е идентифициране на физическото лице като участник в събитие, кампания или игра, осъществяване на контакт с него за изпращане на информация във връзка със събитието или играта, изпращане на спечелена награда и др.

Лични данни, обработвани от Университетската телевизия и радио при организиране на събития, кампании, игри и др. – Три имена на физически лица, Имейл, Телефонен номер, Адрес.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –

Университетската телевизия и радио събират, съхраняват и обработват лични данни при организиране на събития, кампании, игри и др. на основание изрично съгласие на субекта на лични данни – чл. 6, параграф 1, б „а“ от GDPR.

21.3. Създаване на профил и поддържане на дискусионен форум „Предавател“ – Целта на обработката е създаване на профил за използване на форума и предоставяне на допълнителна функционалност за потребителя, която се състои в следните основни функции:

Създаване на съдържание и споделяне на опит;
Намиране отговори на въпросите;
Персонализиране съдържанието спрямо персонални интереси;
Възможност за оценяване на полезните коментари;
Получаване на известия за актуално съдържание във форума; F. Свързване с хора, с които субектът на данните има общи интереси;

G. Достъп до публикациите във форума.

➢ Лични данни, обработвани от Университетската телевизия и радио при създаване на профил и поддържане на дискусионен форум „Предавател“ – Имейл – задължително поле, Псевдоним (потребителско име) за използване на форума – задължително поле.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –

Университетската телевизия и радио събират, съхраняват и обработват лични данни при създаване на профил и поддържане на дискусионен форум „Предавател“ на основание изрично съгласие на субекта на лични данни чл. 6, параграф 1, б „а“ от GDPR.

22. Културен център

В „Културния център“ се извършват следните операции по обработка на лични данни:

22.1. Организиране и провеждане на конференции, семинари, лекции и други събития – Събирането на лични данни в тази операция има за цел:

Идентифициране на субекта на данните като участник в събитието и в списъка с участниците и регистрация за събитието;
Осъществяване на връзка с участника по имейл или телефон за целите на потвърждение на включването му в списъка с участниците, изпращане на информация относно събитието, изпращане на покани за участие и др.;
Изготвяне на програма с лектори, модератори и т.н., които ще участват в провеждането на събитието;

➢ Лични данни, обработвани от Културен център при организиране и провеждане на конференции, семинари, лекции и други събития – Имена на физическото лице, Имейл, Телефонен номер, Заемана длъжност.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Културният център събира, съхранява и обработва лични данни при организиране и провеждане на конференции, семинари, лекции и други събития на основание изрично съгласие на субектите на данни – чл. 6, параграф 1, б. „а“ GDPR. Основанието за обработване на лични данни за изпращане на покани за участие в провеждането на събитие е опазване на легитимния интерес на администратора – чл. 6, параграф 1, б. „е“ GDPR. Легитимният интерес е организирането и провеждането на конференции, семинари, лекции и други събития

22.2. Изпращане на информационен бюлетин (нюзлетър) – Целта на обработката е администриране на процеса по изпращане на бюлетини до лицата, които са заявили, че желаят да получават.

➢ Лични данни, обработвани от Културен център при изпращане на информационен бюлетин (нюзлетър) – Имейл – задължително поле.✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Културният център събира, съхранява и обработва лични данни при изпращане на информационен бюлетин (нюзлетър) на основание изрично съгласие на субектите на данни – чл. 6, параграф 1, б. „а“ GDPR. Културният център изпраща информационни бюлетини за провеждане на събития, лекции, конкурси, кампании и др. до студенти и преподаватели в Университета на основание легитимен интерес на администратора – чл. 6, параграф 1, б. „е“ GDPR. Легитимният интерес е информиране на студенти и преподаватели в Университета относно провеждането събития, лекции, конкурси, кампании и др. до студенти и преподаватели в Университета

22.3. Извършване на подбор на кандидати за партньори на Културния център – Целта на обработката на данни е извършване на подбор на кандидатури за партньори на Културния център и установяване на сътрудничество с избраните лица и организации.

➢ Лични данни, обработвани при извършване на подбор на кандидати за партньори на Културния център – Три имена, Имейл, Телефонен номер.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –Културният център събира, съхранява и обработва лични данни при извършване на подбор на кандидати за партньори на Културния център на основание сключването и изпълнение на договор и предприемане на действия по сключване на договор – чл. 6, параграф 1, б. „б“ GDPR.

23.4. Провеждане на анкети и проучвания – Целта на обработката на данни в настоящата операция е извършване на проучване за мненията и възгледите на студенти и лица, участващи в кампании, организирани от Културния център, с цел подобряване на предоставяните услуги.

➢ Лични данни, обработвани от Културния център при провеждане на анкети и проучвания – При осъществяването на операцията Културен център събира и обработва информация, предоставена от анкетираните лица, която не е индивидуализираща, а се отнася до личното мнение на студенти и преподаватели за предоставяните услуги.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Основанието за обработване на данни при извършване на проучвания и анкети е за целите на легитимните интереси на Университета – чл. 6, параграф 1, б. „е“ GDPR. Легитимният интерес е подобряване на предоставяните услуги.

24. Звено „Музей“

В звено „Музей“ се извършват следните операции по обработка на лични данни:

24.1. Записване за посещение в Музея на Софийски университет „Св. Климент Охридски“ – Целта на обработката е администриране на процеса по изпращане на заявка и записване за посещение на музея.

➢ Лични данни, обработвани от звено „Музей“ при записване за посещение в Музея на Софийски университет „Св. Климент

Охридски“ – Три имена на физическо лице, Имейл – задължително поле.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –Университетът събира, съхранява и обработва лични данни при записване за посещение в Музея на Софийски университет „Св. Климент Охридски“ на основание изрично съгласие на физическото лице съгласно чл. 6, параграф 1, б. „a“ на GDPR.

25. Отдел „Информация и връзки с обществеността“

В отдел „Информация и връзки с обществеността“ се извършват следните операции по обработка на лични данни:

25.1. Провеждане на събития – Данните се обработват за целите на идентифициране на участниците в провежданите събития, осъществяване на контакт с тях и изпращане на информация във връзка с предстоящите мероприятия и администриране на процеса по провеждане и отразяване на събитията.

Лични данни, обработвани от отдел „Информация и връзки с обществеността“ при провеждане на събития – три имена на физически лица, имейл адрес, телефонен номер, длъжност, данни за изображение.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – При събирането и обработването на лични данни за физически лица – външни лица, на които се предоставя ползването на залите в Университета за целите на организиране и провеждане на различни мероприятия, основанието за обработка е чл. 6, параграф 1, б. „б“ от GDPR – предприемане на действия по сключване на договор по инициатива на субекта на данни и сключване и изпълнение на договор.

25.2. Подготовка на документи в съответствие с визията на Университета – Данните се обработват за целите на администриране на процеса по изготвяне на всякакви документи във връзка с осъществяваната от отдела дейност, а именно – изготвяне на покани, свидетелства, грамоти, сертификати, баджове, афиши, плакати, рекламни материали, включително договори и други.

Лични данни, обработвани от отдел „Информация и връзки с обществеността“ при подготовка на документи в съответствие с визията на Университета – три имена на физически лица, адрес, длъжност.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Университетът събира, съхранява и обработва лични данни на физическите лица за целите на легитимните интереси на администратора, съгласно чл. 6, параграф 1, б. „е“ от GDPR. Легитимният интерес е администриране на процеса по изготвяне на всякакви документи във връзка с осъществяваната от отдела дейност.

25.3. Поддръжка на уебсайта и фейсбук страницата на Университета – Данните се обработват за целите на осъществяване на цялостно администриране на процеса по публикуване на новини относно проведени събития, включително полезна информация за предстоящи изпити, почивни дни, ред за заявяване на карти за почивка, актуализиране на уебсайта и Фейсбук страницата на Университета, както и публикуване на поздрав към новопостъпващите на работа лица на уебсайта на Университета.

Лични данни, обработвани от отдел „Информация и връзки с обществеността“ при поддръжка на уебсайта и фейсбук страницата на Университета – три имена на физически лица, длъжност, данни за изображение.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –Университетът събира, съхранява и обработва лични данни на физическите лица за целите на легитимните интереси на администратора, съгласно чл. 6, параграф 1, б. „е“ GDPR. Университетът събира, съхранява и обработва лични данни на новопостъпващите на работа лица на основание чл. 6, параграф 1, б. „б“ на GDPR – за изпълнението на договор, по който субектът на данните е страна или за предприемане на стъпки по искане на субекта на данните преди сключването на договора.

26. Звено „Деловодство“

В звено „Деловодство“ се извършват следните операции по обработка на лични данни: 26.1. Обработване на входящи и изходящи документи – Целта на обработката на данни за тази операция е организирането на изпращането на изходяща кореспонденция и документи от Университета и получаването на входяща кореспонденция и документи, поддържането на регистър и съхранение на документацията.

➢ Обработване на лични данни от звено „Деловодство“ при обработване на входящи и изходящи документи – Две имена, Адрес.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Звено „Деловодство“ събира, съхранява и обработва лични данни при обработване на входящи и изходящи документи на основание за опазване на легитимния интерес на Университета – чл. 6, параграф 1, б. „е“ от GDPR. Легитимният интерес е получаването и изпращането на кореспонденция.

27. Звено „Секретариат“

В звено „Секретариат“ се извършват следните операции по обработка на лични данни: 27.1. Изготвяне и обработване на документи във връзка със заседания на органите на управление, на контролните органи и на помощно-консултативните органи на Университета – Целта на обработката на личните данни в настоящата операция е идентифицирането на лицата – членове на органи на управление, на контролни органи или на помощно-консултативни органи на Университета с оглед изготвяне и изпращане на покани и дневен ред за заседанията на органите, както и протоколи от проведените заседания и други документи във връзка с дейността на съответните лица като членове на органи на Университета.

Лични данни, обработвани от звено „Секретариат“ при изготвяне и обработване на документи във връзка със заседания на органите на управление, на контролните органи и на помощно-консултативните органи на Университета – Три имена, Имейл адрес.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Звено „Секретариат“ събира, съхранява и обработва лични данни за лицата, които са членове на органи на управление, на контролни и помощно-консултативни органи на Университета на основание опазване на легитимния интерес на Университета – чл. 6, параграф 1, б. „е“ от GDPR. Легитимният интерес е Изготвяне и обработване на документи във връзка със заседания на органите на управление, на контролните органи и на помощноконсултативните органи на Университета.

27.2. Обработване на запитвания на физически лица до Етичната комисия – Целта на обработката на личните данни в настоящата операция е идентифицирането на лицата, отправили запитвания до Етичната комисия с оглед осъществяване на контакт с тях и изпращане на изготвените от Етичната комисия отговори по направените запитвания.

Лични данни, обработвани от звено „Секретариат“ при обработване на запитвания на физически лица до Етичната комисия – Три имена, Адрес.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –Звено „Секретариат“ събира, съхранява и обработва лични данни при обработване на запитвания на физически лица до Етичната комисия на основание опазване на легитимния интерес на

Университета – чл. 6, параграф 1, б. „е“ от GDPR. Легитимният

интерес е изпращане на изготвените от Етичната комисия отговори по направени запитвания.

28. „Университетски архив“

В „Университетски архив“ се извършват следните операции по обработка на лични данни:

28.1. Приемане, предаване и унищожаване на документи – Целта на операцията е приемането и съхранението на документи в Университетския архив, унищожаване на същите с изтекъл срок на съхранение и предаването на документите в съответния държавния архив.

Лични данни, обработвано от Университетския архив при приемане, предаване и унищожаване на документи – Данни за име на физическо лице, Данни за длъжност.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –

Университетският архив събира, съхранява и обработва лични данни, за участващи в процеса по приемане, предаване и унищожаване на документи на основание спазването на законово задължение, което се прилага спрямо администратора – чл. 6, параграф 1, б. „в“ от GDPR, както и на основание чл. 6, параграф 1, б. „д“ GDPR – обработването е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес или при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на администратора.

28.2. Използване на приетите документи в Университетския архив – Целта на обработката е предоставяне на достъп до приетите документи в Университетски архив.

Лични данни на лица, използващи приетите документи в

Университетския архив – Данни за имена на физически лица, Данни за единен граждански номер, Данни за длъжност, Данни за адрес, Данни за телефонен номер и факс, Данни за имейл.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Университетът събира, съхранява и обработва лични данни на лица, използващи приетите документи в Университетския архив на основание спазването на законово задължение, което се прилага спрямо администратора – чл. 6, параграф 1, б. „в“ от GDPR, както и на основание чл. 6, параграф 1, б. „д“ GDPR – обработването е необходимо при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на администратора.

28.3. Съхранение на документи в Университетския архив – Целта на обработката на данни е съхранение на документите на Университета съгласно Номенклатурата на делата и законоустановените срокове.

Лични данни – Поради разнообразието на данни, които се съхраняват в документите, предадени за съхранение в Университетския архив, същите не могат да бъдат изчерпателно идентифицирани. Документите се съхраняват съгласно Номенклатурата на делата и законоустановените срокове.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –Университетът събира, съхранява и обработва лични данни при осъществяване на съхранение на документи в Университетския архив на основание спазването на законово задължение, което се прилага спрямо администратора – чл. 6, параграф 1, б. „в“ от GDPR, както и на основание чл. 6, параграф 1, б. „д“ GDPR – обработването е необходимо за изпълнението на задача от обществен интерес или при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на администратора.

29. Отдел „Личен състав и трудови отношения“

В отдел „Личен състав и трудови отношения“ се извършват следните операции по обработка на лични данни:

29.1. Сключване и изпълнение на трудов или граждански договор: За целите на извършването на подбор на кандидати за работа, ние обработваме личните данни, които Вие сте ни изпратили във Вашата автобиография.

Данни на кандидати за работа – Имена на служителя, Адрес, Имейл, Телефон за контакт, Данни за квалификация и трудов стаж, Дата на раждане или възраст, Други данни по преценка на кандидата за работа. ✓ Основание за обработка на личните Ви данни – обработването е необходимо за изпълнението на договор, по който субектът на данните е страна, или за предприемане на стъпки по искане на субекта на данните преди сключването на договор – чл. 6, параграф 1, б. „б“ от GDPR.

29.2. Провеждане на конкурс за заемане на академична длъжност – Данните се обработват за целите на администриране на процеса по провеждане на конкурси за заемане на академична длъжност.

Лични данни, обработвани от отдел „Личен състав и трудови отношения“ при провеждане на конкурс за заемане на академична длъжност – Три имена на физически лица, Единен граждански номер,

Дата и място на раждане, Постоянен и настоящ адрес, Данни по лична

карта и паспортни данни, Данни за съдебно минало, Данни за здравословно състояние, Данни за завършено образование, Данни за телефонен номер, Данни за имейл адрес, Данни за квалификация и трудов опит, Данни за научно звание или академична длъжност, Данни за образователна и научна степен, Данни за заемана длъжност, Данни за психическа годност, Данни за научни публикации и научни трудове, Данни за номер на трудов договор, Данни за специалност и научно направление, Данни за професионално направление, Данни за заглавие на дисертационен труд.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни —Университетът събира, съхранява и обработва лични данни при осъществяване на съхранение на документи в Университетския архив на основание спазването на законово задължение, което се прилага спрямо администратора – чл. 6, параграф 1, б. „в“ от GDPR, както и на основание чл. 6, параграф 1, б. „д“ GDPR – обработването е необходимо при упражняването на официални правомощия, които са предоставени на администратора. Данни за здравословно състояние се обработват на основание – чл. 9, параграф 2, б. „б“

GDPR или на някое от останалите основания в чл. 9, параграф 2 GDPR.

30. Отдел „Международно сътрудничество“

В отдел „Международно сътрудничество“ се извършват следните операции по обработка на лични данни:

30.1. Oбмен на български и чуждестранни студенти и преподаватели – Данните се обработват за целите на организиране на обучение на класирани студенти/докторанти или организиране на преподаване за класирани преподаватели в чуждестранни университети по тяхно желание за съответния срок.

Лични данни, обработвани от отдел „Международно сътрудничество“ при обмен на български и чуждестранни студенти и преподаватели – три имена, единен граждански номер, дата на раждане, данни по лична карта (номер, дата на издаване и т.н.), гражданство, пол, постоянен и настоящ адрес, телефон, имейл, специалност, факултетен номер, данни за лице за контакт, банкова сметка, фотографско изображение, факултетен номер.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни — Университетът събира, съхранява и обработва лични данни за предприемане на действия по сключване на договор по искане на субекта и изпълнение на договор след успешното класиране на студента – чл. 6, параграф 1, б. „б“ GDPR.

30.2. Oбмен на български и чуждестранни студенти, докторанти и преподаватели по програма Еразъм – Данните се обработват за целите на приемане и обработване на заявления и документи за кандидатстване на български студенти в чуждестранни университети по програма „Еразъм“, администриране на процеса по обработка на заявленията и организиране на приема на одобрените студенти в избрания университет.

Лични данни, обработвани от отдел „Международно сътрудничество“ при организиране и провеждане на международни събития – три имена на физическите лица, данни по документ за самоличност, копие от документ за самоличност.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни – Университетът събира, съхранява и обработва лични данни на основание легитимен интерес на администратора – чл. 6, параграф 1, б. „е“ GDPR. Легитимният интерес е извършване на обмен на български и чуждестранни студенти, докторанти и преподаватели по програма Еразъм.

31. “Настоятелство“

В „Настоятелство“ се извършват следните операции по обработка на лични данни: 31.1. Сключване на договори за дарение, спонсорство и други вид финансиране – Целта на обработката на личните данни е сключване на съответния договор и неговото администриране и изпълнение от страна на Университета.

➢ Лични данни, обработвани от „Настоятелството“ при сключване на договори за дарение, спонсорство и други вид финансиране – Три имена на физически лица, Единен граждански номер, Адрес по лична карта.

✓ Основание за обработка на личните Ви данни –

„Настоятелството“ събира, съхранява и обработва лични данни при сключване на договори за дарение, спонсорство и други вид финансиране на основание изпълнение на договор, по който субектът на данните е страна или за предприемане на стъпки по искане на субекта на данните преди сключването на договора – чл.

6, параграф 1, б. „б“ на GDPR.

Чл. 7. (1) Освен в ограничени случаи и при наличието на правно основание по чл. 9, ал. 2 от GDPR, за което субектите на данни биват уведомени, Университетът не събира и не обработва лични данни, които се отнасят за следното:

разкриват расов или етнически произход;
разкриват политически, религиозни или философски убеждения, или членство в синдикални организации;
генетични и биометрични данни, данни за здравословното състояние или данни за сексуалния живот или сексуалната ориентация.
Личните данни са събрани от Администратора от лицата, за които се отнасят, в определени операции данните могат да се събират от държавни органи, публични регистри, партньори и други..
Администраторът не извършва автоматизирано взимане на решения с данни.
Университетът не събира и обработва данни за лица под 14 години.

Срок на съхранение на личните Ви данни Чл. 8. (1) Личните данни, събирани при операциите, извършвани от Университета, се съхраняват в съответствие със законовите изисквания на действащата нормативна уредба, Номенклатурата на делата със сроковете за тяхното съхранение, одобрена от Ректора и Вътрешната инструкция за осигуряване на защита на личните данни на Университета.

Данните, обработвани на основание договор и преддоговорни отношения – чл. 6, параграф 1, б. „б“ GDPR, се съхраняват обикновено за срок от 5 години след прекратяване на договора или за по-дълъг срок, в случай на съдебен или административен спор, с цел защита на легитимните интереси на Университета. Данните, съдържащи се в данъчни и счетоводни документи, се съхраняват за съответния предвиден в закона срок – до 11 години.
Данните могат да се съхраняват и след сроковете по ал. 1, в съответствие с Номенклатурата на делата на СУ или ако е налице различен срок, предвиден в нормативен акт.

Чл. 9. (1) Данните на кандидати за работа, които не са постъпили на работа в Университета, се унищожават след изтичането на 6 месеца от събирането им. В случай, че Университета желае да продължи обработването на лични данни на кандидати за работа за в бъдеще, следва да получи тяхното изрично съгласие.

(2) В случай, че от кандидати за работа е изискано да се представят оригинали или нотариално заверени копия на документи, които удостоверяват физическа и психическа годност на кандидата, необходимата квалификационна степен и стаж за заеманата длъжност, Университетът връща тези документи на субекта на данни, който не е одобрен за назначаване, в 6-месечен срок от събирането им.

Чл. 10. Данните за лицата, които се обработват на основание съгласие – чл. 6, ал. 1, б. „а“ GDPR, се съхраняват до оттегляне на съгласието, освен ако не съществува друго основание за тяхното обработване.

Чл. 11. Записите от видеокамерите се съхраняват за срок до 60 дни от датата на извършване на видеозаписа, след което автоматично се заличават в съответствие с функционалностите на системата за видеонаблюдение.

Чл. 12. Данните, обработвани на законово основание, се съхраняват съгласно законоустановените срокове.

Чл. 13. След изтичането на сроковете за съхранение, Университетът полага необходимите грижи да изтрие и унищожи всички Ваши данни, без ненужно забавяне или да ги анонимизира (т.е. да ги приведе във вид, който не разкрива Вашата личност).

Чл. 14. Университетът съхранява документи, досиета, протоколи и др. в съответствие със законовите изисквания на действащата нормативна уредба и Номенклатурата на делата със сроковете за тяхното съхранение, одобрена от Ректора.

Предаване на Вашите лични данни за обработване

Чл. 15. (1)Администраторът може по собствена преценка да предава част или всички Ваши лични данни на обработващи лични данни за изпълнението на целите за обработване, с които сте се съгласили, при спазване на изискванията на Регламент (ЕС) 2016/679(GDPR).

(2) Администраторът Ви уведомява в случай на намерение да предаде част или всички Ваши лични данни на трети държави или международни организации.

Вашите права при събирането, обработването и съхранението на личните Ви данни

Оттегляне на съгласието за обработване на личните Ви данни

Чл.16. (1) Ако не желаете всички или част от Вашите лични данни, които се обработват на основание дадено съгласие, да продължат да бъдат обработвани от Университета за конкретна или за всички цели на обработване, Вие можете по всяко време да оттеглите съгласието си за обработка чрез искане в свободен текст или попълване на формата в Приложение № 1, изпратено по имейл или на хартия.

Администраторът може да поиска да удостоверите своята самоличност и идентичност с лицето, за което се отнасят данните, като поиска от Вас да представите документ за самоличност на място.
Оттеглянето на съгласието не се отразява на основателността на обработването на предоставените от Вас лични данни до момента на оттегляне на съгласието.
Вие можете по всяко време да оттеглите съгласието си за обработване на личните Ви данни за целите на директния маркетинг.
Университетът може да продължи да обработва част или всички Ваши данни, ако съществува законово задължение за това или за целите на опазване на неговите легитимни интереси.

Право на достъп

Чл. 17. (1) Вие имате право да изискате и получите от Администратора потвърждение дали се обработват лични данни, свързани с Вас.

Администраторът може да поиска да удостоверите своята самоличност и идентичност с лицето, за което се отнасят данните, като поиска от Вас да представите документ за самоличност на място.
Вие имате право да получите достъп до данните, свързани с вас, както и до информацията, отнасяща се до събирането, обработването и съхранението на личните Ви данни.
Администраторът Ви предоставя при поискване, копие от обработваните лични данни, свързани с Вас, в електронна или друга подходяща форма.
Предоставянето на достъп до данните е безплатно, но Администраторът си запазва правото да наложи административна такса, в случай на повторяемост или прекомерност на исканията.

Право на коригиране или попълване

Чл. 18. (1) Вие имате право да поискате от Администратора да:

коригира неточните лични данни, свързани с Вас;
да попълни непълните лични данни, свързани с Вас.

(2) Администраторът може да поиска да удостоверите своята самоличност и идентичност с лицето, за което се отнасят данните, като поиска от Вас да представите документ за самоличност на място.

Право на изтриване („да бъдеш забравен“)

Чл. 19. (1) Вие имате правото да поискате от Администратора изтриване на част или всички свързани с Вас лични данни, а Администраторът има задължението да ги изтрие без ненужно забавяне, когато е налице някое от посочените по-долу основания:

личните данни повече не са необходими за целите, за които са били събрани или обработвани по друг начин;
Вие оттеглите своето съгласие, върху което се основава обработването на данните и няма друго правно основание за обработването;
Вие възразите срещу обработването на свързаните с Вас лични даннии няма законни основания за обработването, които да имат преимущество;
личните данни са били обработвани незаконосъобразно;
личните данни трябва да бъдат изтрити с цел спазването на правно задължение по правото на ЕС или правото на Република България, което се прилага спрямо Администратора;
личните данни са били събрани във връзка с предлагането на услуги на информационното общество.

(2) Администраторът не е длъжен да изтрие личните данни, ако ги съхранява и обработва:

за упражняване на правото на свобода на изразяването и правото на информация;
за спазване на правно задължение, което изисква обработване, предвидено в правото на ЕС или правото на Република България, което се прилага спрямо Администратора или за изпълнението на задача от обществен интерес или при упражняването на официални правомощия, които са му предоставени;
по причини от обществен интерес в областта на общественото здраве;
за целите на архивирането в обществен интерес, за научни или исторически изследвания или за статистически цели;
за установяването, упражняването или защитата на правни претенции.

(3)В случай, че са налице основанията по ал. 1, Администраторът ще изтрие всички Ваши данни, с изключение на Вашия единен граждански номер, за целите на отчетността.

(4) За да упражните правото си за бъдете забравен, е необходимо да изпратите искане в свободен текст или да попълнена форма съгласно Приложение № 2 по имейл или на хартия, и да се легитимирате с документ за самоличност на място.

Право на ограничаване

Чл. 20. (1) Вие имате право да изискате от Администратора да ограничи обработването на свързаните с Вас данни, когато:

оспорите точността на личните данни, за срок, който позволява на Администратора да провери точността на личните данни;
обработването е неправомерно, но Вие не желаете личните данни да бъдат изтрити, а само използването им да бъде ограничено;
Администраторът не се нуждае повече от личните данни за целите на обработването, но Вие ги изисквате за установяването, упражняването или защитата на свои правни претенции;
Възразили сте срещу обработването в очакване на проверка дали законните основания на Администратора имат преимущество пред Вашите интереси.

(3)Администраторът може да продължи обработването на Вашите лични данни, ако е налице необходимост от установяване, упражняване или защита на правни претенции, за защита на друго физическо лице или поради важни основания от обществен интерес.

Право на преносимост

Чл. 21. (1) Ако сте дали съгласие за обработване на Вашите лични данни или обработването е необходимо за изпълнението на договора с Администратора, или ако данните Ви се обработват по автоматизиран начин, Вие можете, след като се легитимирате пред Администратора:

да поискате от Администратора да Ви предостави Вашите лични данни в четим формат и да ги прехвърлите към друг Администратор;
да поискате от Администратора пряко да прехвърли Вашите лични данни към посочен от Вас администратор, когато това е технически осъществимо.
Администраторът може да поиска да удостоверите своята самоличност и идентичност с лицето, за което се отнасят данните, като поиска от Вас да представите документ за самоличност на място.
Вие можете да упражните правото си на преносимост чрез изпращане на искане в свободен текст или попълнена форма съгласно Приложение № 3 по имейл или на хартия.

Право на получаване на информация

Чл. 22. Вие можете да поискате от Университета да Ви информира относно всички получатели, на които личните данни, за които е поискано коригиране, изтриване или ограничаване на обработването, са били разкрити. Университетът може да откаже да предостави тази информация, ако това би било невъзможно или изисква несъразмерно големи усилия.

Право на възражение

Чл. 23. Вие можете да възразите по всяко време срещу обработването на лични данни от Администратора, които се отнасят до Вас, включително ако се обработват за целите на профилиране или директен маркетинг.

Вашите права при нарушение на сигурността на личните ви данни

Чл. 24. (1) Ако Университетът установи нарушение на сигурността на личните Ви данни, което може да породи висок риск за Вашите права и свободи, той Ви уведомява без ненужно забавяне за нарушението, както и за мерките, които са предприети или предстои да бъдат предприети.

(2) Администраторът не е длъжен да Ви уведомява, ако:

е предприел подходящи технически и организационни мерки за защита по отношение на данните, засегнати от нарушението на сигурността;
е взел впоследствие мерки, които гарантират, че нарушението няма да доведе до висок риск за правата Ви;
уведомяването би изисквало непропорционални усилия.

Лица, на които се предоставят личните ви данни

Чл. 25. За обработване на личните Ви данни за изпълнение на описаните цели, Университетът може да предоставя данните Ви на трети лица обработващи лични данни, които спазват всички изисквания за законност и сигурност при обработването и съхраняването на личните Ви данни.

Чл. 26. Университетът предоставя на Министерство на образованието и други държавни органи Ваши лични данни на основанията, предвидени в българското законодателство и в изпълнение на своите законоустановени задължения.

Чл. 27. Личните данни на студентите се обработват при взети мерки за ограничаване на достъпа до тях и високо ниво на сигурност и защита, като служители на Университета и неговите административни звена, включително в съответните Факултети, както и преподавателите, имат достъп и могат да обработват данни на студентите, единствено с оглед осъществяване на дейността на Университета.

Чл. 28. Администраторът не извършва трансфер на Вашите данни към трети държави или международни организации, освен когато е налице основание за това и след като субектът е бил надлежно информиран.

Чл. 29. В случай на нарушаване на правата Ви съгласно горепосоченото или приложимото законодателство за защита на личните данни, имате право да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни, както следва:


Наименование	Комисия за защита на личните данни
Седалище и адрес на управление	гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2
Адрес за кореспонденция	гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2
Телефон	02 915 3 518
Интернет страница	www.cpdp.bg

Чл. 30. Можете да упражните всичките си права относно защита на Вашите лични данни чрез формите, приложени към настоящата информация. Разбира се, тези форми не са задължителни и можете да отправите исканията си във всякаква форма, която съдържа изявление за това и ви идентифицира като притежател на данните.

Приложение № 1 Форма за оттегляне на съгласие за целите на обработка

Вашето име*:

Единен граждански номер*:

Данни за обратна връзка (e-mail, телефон)*:

До


Наименование	Софийски университет „Св. Климент Охридски“
БУЛСТАТ	000670680
Седалище и адрес на управление	България, гр.София, район Средец, ул. „Цар Освободител“ №15
Адрес за кореспонденция	България, гр.София, район Средец, ул. „Цар Освободител“ №15
Телефон	(02) 9308 200
Уебсайт	https://www.uni –sofia.bg/
Регистрация на администратор на лични данни в КЗЛД	157688

☐Оттеглям съгласието си за събиране, обработване и съхранение на следните лични данни, предоставени от мен:

☐Всички предоставени от мен лични данни

☐Само на тези данни ……………………………………………………………. за следните цели:

☐Следните цели: …………………………………….

………………………………………………………….

☐Всички цели

В случай на нарушаване на правата ви съгласно горепосоченото или приложимото законодателство за защита на личните данни, имате право да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни, както следва:


Наименование	Комисия за защита на личните данни
Седалище и адрес на управление	гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2
Адрес за кореспонденция	гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2
Телефон	02 915 3 518
Интернет страница	www.cpdp.bg

Подпис на лицето:………………………….

Приложение № 2 – Искане „да бъда забравен“ – за изтриване на личните данни, свързани с мен

Вашето име*:

Единен граждански номер*:

Данни за обратна връзка(e-mail, телефон)*:

До


Наименование	Софийски университет „Св. Климент Охридски“
БУЛСТАТ	000670680
Седалище и адрес на управление	България, гр.София, район Средец, ул. „Цар Освободител“ №15
Адрес за кореспонденция	България, гр.София, район Средец, ул. „Цар Освободител“ №15
Телефон	(02) 9308 200
Уебсайт	https://www.uni –sofia.bg/
Регистрация на администратор на лични данни в КЗЛД	157688

Моля всички лични данни, които събирате, обработвате и съхранявате, предоставени от мен или от трети лица, които са свързани с мен, съобразно посочената идентификация, да бъдат изтрити от Вашите бази данни.

Декларирам, че ми е известно, че част или всички от личните ми данни могат да продължат да бъдат обработвани и съхранявани от администратора за целите на изпълнение на законовите му задължения.


Наименование	Комисия за защита на личните данни
Седалище и адрес на управление	гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2
Адрес за кореспонденция	гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан
	Лазаров” № 2
Телефон	02 915 3 518
Интернет страница	www.cpdp.bg

Подпис на лицето:………………………….

Приложение № 3 – Искане за преносимост на лични данни

Вашето име*:

Единен граждански номер*:

Данни за обратна връзка(e-mail, телефон)*:

До


Наименование	Софийски университет „Св. Климент Охридски“
БУЛСТАТ	000670680
Седалище и адрес на управление	България, гр.София, район Средец, ул. „Цар Освободител“ №15
Адрес за кореспонденция	България, гр.София, район Средец, ул. „Цар Освободител“ №15
Телефон	(02) 9308 200
Уебсайт	https://www.uni –sofia.bg/
Регистрация на администратор на лични данни в КЗЛД	157688

Моля всички свързани с мен лични данни, които се събират, обработват и съхраняват във Вашите бази данни, да бъдат изпратени на:

☐e-mail:

☐Администратор – приемащ данните:

Наименование

Идентификационен номер (ЕИК, БУЛСТАТ, рег.

номер в КЗЛД)

E-mail

Моля личните ми данни да бъдат предадени в следния формат:

☐XML

☐JSON

☐CSV

☐Друг:

Желая лични ми данни в избрания формат да бъдат предадени на мен/ на посочения от мен администратор: ☐На посочения e-mail

☐На физически оптичен или електронен носител (CD, DVD, USB) ☐Друг:


Наименование	Комисия за защита на личните данни
Седалище и адрес на управление	гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2
Адрес за кореспонденция	гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2
Телефон	02 915 3 518
Интернет страница	www.cpdp.bg

Подпис на лицето:………………………….

Приложение № 4 –

Искане за коригиране на данни Вашето име*:

Единен граждански номер*:

Данни за обратна връзка(e-mail, телефон*):

До


Наименование	Софийски университет „Св. Климент Охридски“
БУЛСТАТ	000670680
Седалище и адрес на управление	България, гр.София, район Средец, ул. „Цар Освободител“ №15
Адрес за кореспонденция	България, гр.София, район Средец, ул. „Цар Освободител“ №15
Телефон	(02) 9308 200
Уебсайт	https://www.uni –sofia.bg/
Регистрация на администратор на лични данни в КЗЛД	157688

Моля следните лични данни, които събирате, обработвате и съхранявате, предоставени от мен или от трети лица, които са свързани с мен, да бъдат коригирани както следва:

Данни, които подлежат корекция:

………………

Моля да бъдат коригирани по следния начин:

……………….


Наименование	Комисия за защита на личните данни
Седалище и адрес на управление	гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2
Адрес за кореспонденция	гр. София 1592, Лазаров” № 2	бул.	„Проф.	Цветан
Телефон	02 915 3 518
Интернет страница	www.cpdp.bg

Подпис на лицето:………………………….